OUH håndterer dokumenter elektronisk med OnBase

Odense Universitetshospital (OUH) er et af Danmarks største hospitaler med 7.500 medarbejdere og mere end 1.000 senge. Hospitalet behandler årligt 350.000 indlagte, 60.000 skadestuepatienter og 488.000 ambulante patienter. Der ydes således pleje 24 timer i døgnet syv dage om ugen. Med en journalopbevaring, der tidligere optog 7 kilometers fysisk plads, havde OUH brug for en løsning til elektronisk dokumenthåndtering, der kunne reducere den omkostningstunge opbevaring af papir og støtte elektroniske patientjournaler (EPJ).

Kravene fra OUH var derfor, at elektroniske patientjournaler og tilhørende dokumenter skulle kunne tilgås omgående og sikkert via internettet på alle tidspunkter af døgnet. Løsningen skulle overholde national lovgivning vedrørende opbevaring af journaler og patienters personlige oplysninger. OUH ønskede en løsning til elektronisk dokumenthåndtering, som ville muliggøre en nem integration med et hvilket som helst EPJ-system, der måtte blive nødvendig i fremtiden. 

Effektivisering og pladsbesparelse

Med øjeblikkelig adgang til ønskede dokumenter og reduktion af arbejdskrævende procedurer for overholdelse af krav til dokumentstyring er OUH i stand til at mindske patienternes ventetid og skabe plads til private besøgsområder på hospitalet i rum, der tidligere blev brugt til opbevaring af papir.

“Med OnBase er adgangen til dokumenter 64 gange hurtigere end med papirudgaven,” siger sektionsleder på OUH, Jette Kotsis, og uddyber: “Før OnBase tog det medarbejderne 7 minutter at hente de nødvendige dokumenter, men med OnBase hentes dokumenterne på 7 sekunder.”

Ved at fjerne opgaver, der tidligere krævede meget papir og dermed øgede forbruget af tid og økonomi i forbindelse med patientkontakten, for eksempel udfyldelse eller manuel indhentning af papirdokumenter, har OUH været i stand til at flytte mange sekretærer fra alle afdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger. Desuden er opbevaringsplads på hospitaler meget omkostningstung, og derfor havde afskaffelsen af 7 kilometers papirjournaler i sig selv en høj værdi.

Til forskel fra OUH’s tidligere dokumenthåndteringssystem, der havde klientsoftware til brug ved dokumentsøgning installeret på alle arbejdspladser, kan OnBase opdateres på serveren i stedet for på de mere end 2.000 it-arbejdspladser.

OnBase skaber værdi for flere afdelinger

I Odense valgte man som udgangspunkt OnBase på grund af systemets muligheder for webtilpasset dokumenthåndtering, men man har udvidet implementeringen til også at omfatte yderligere administrative behov og krav til journalhåndtering på hospitalet.

OnBase håndterer også andre forretningsprocesser hos OUH, som blandt andet omfatter et workflow, der har til formål at lette forhandlinger mellem fagforeninger og hospitalet. Derudover skal en plan håndtere bemanding og personalespørgsmål. Behovet for uddannelse af medarbejdere, der er involveret i OnBase-processerne, var samtidig minimalt på OUH. “Det er et meget brugervenligt system,” uddyber Jette Kotsis.

Digitalisering er det grønne valg

Implementeringen af OnBase og Cosmic (OUH’s EPJ-system) understøtter miljøvenlige, “grønne” tiltag, eftersom elektroniske dokumenter mindsker papirets bekostelige betydning i forbindelse med dokumentbaserede processer. Ressourcer og omkostninger forbundet med udskrivning, opbevaring, forsendelse og papirproduktion reduceres ved brug af elektroniske dokumenter.

Fremtidssikret løsning

I fremtiden er det sandsynligt, at der indsættes en fælles løsning i sundhedsvæsenet, der opfylder alle krav mellem samtlige EPJ-systemer i Skandinavien. Det kræver derfor, at alle hospitaler opbevarer deres dokumenter i elektronisk form. Med OUH’s løsning med Cosmic og OnBase er hospitalet med helt fremme med hensyn til at forberede sig på eventuelle kommende krav om nationale elektroniske patientjournaler (EPJ).

For at overholde den nuværende nationale lovgivning vedrørende opbevaring af elektroniske dokumenter bruger OUH OnBase CD Authoring til oprettelse af en journal til genskabelse af data ved nedbrud af it-system direkte fra OnBase-systemet.

Sundhedspersonale fra hele Europa kommer jævnligt til Odense for at se de fremsynede processer på OUH, og mange bruger hospitalets succesfulde metoder som model for ideer til fremtidig implementering med det formål at strømline processer og forbedre patientplejen ved hjælp af en langsigtet EPJ.

Jette Kostis understreger, at “alle hospitaler burde have et system som OnBase.” 

Fordele ved elektronisk dokumenthåndtering med OnBase

• Behandling af flere patienter uden at det kræver ekstra personale eller ressourcer.
• Bedre udnyttelse af begrænset og dyr hospitalsplads. Den plads, der før blev brugt til opbevaring, bliver omdannet til ekstra stuer med uforstyrret patientpleje.
• Autoriseret sundhedspersonale kan søge i nødvendige dokumenter i forbindelse med patientens elektroniske journal 64 gange hurtigere end ved papirprocesser.
• Medarbejdere kan få adgang til oplysninger direkte fra Cosmic på blot 7 sekunder, hvilket til sammenligning tog mere end 7 minutter før implementeringen af OnBase.
• Fjernelse af papirkrævende søgninger og arkivering, der øgede tidsforbruget og omkostningerne i forbindelse med patientkontakten, som samtidig giver mulighed for flytning af sekretærer fra alle afdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger.
• Reducerer omkostninger og støtter miljøinitiativer ved at minimere den papirproduktion, udskrivning, opbevaring og forsendelse, der er forbundet med papirkrævende, dokumentbaserede processer.
• Overholder nationale krav om opbevaring af dokumenter med krav om, at hospitaler gemmer journaler i 15 år.
• Ruster organisationen til at overholde kommende nationale krav vedrørende EPJ.