Digital arkivløsning effektiviserer arbejdsgangen hos Velliv
Med Noblys implementering af OnBase har pensionsselskabet Velliv centraliseret flere millioner dokumenter i et digitalt arkiv, som letter arbejdsgangen og giver store økonomiske besparelser.
Før i tiden havde pensionsselskabet Velliv både fysiske og flere digitale arkiver placeret forskellige steder. De havde derfor et behov for at samle dokumentarkiverne det samme sted, og i starten af 2021 besluttede Velliv at indkøbe et nyt digitalt arkivsystem, som centraliserer alle selskabets digitale dokumenter. ECM-systemet OnBase med Nobly som leverandør og implementeringspartner blev udvalgt af Velliv blandt otte potentielle it-leverandører.

”Løsningen i OnBase understøtter vores behov bedst, fordi systemet har en række funktioner, som vi oplevede, er bedre end, hvad andre leverandører på markedet kan præsentere,” siger Peter Thomsen, afdelingsdirektør i Kundeservice hos Velliv.
De tidligere langsomme og ressourcetunge processer med manuel, print og scanning er nu blevet erstattet af det digitale arkiv i OnBase. Velliv sparer samtidig print af flere millioner stykker papir om året, som både er en økonomisk og ikke mindst miljømæssig gevinst ved overgangen til den nye digitale arkivløsning.
Én gang digitalt, altid digitalt
Siden implementeringen af OnBase har Velliv migreret 16 mio. dokumenter, og selskabet arbejder nu på at migrere yderligere 8,5 mio. dokumenter. Den digitale arkivløsning i OnBase betyder, at selskabets medarbejdere indenfor kort tid kun skal kigge ét sted, når de skal finde relevante kundeinformationer.
”Vores arbejdsgang er i høj grad blevet lettet i forhold til, hvad vi var vant til. Vi printer og scanner ikke længere dokumenter. Den strategi, vi følger, er én gang digitalt, altid digitalt. Det betyder, at alt vil kunne findes meget hurtigere, når vi er færdige med at migrere vores eksisterende arkiver,” siger Peter Thomsen.
Som pensionsselskab håndterer Velliv mange personfølsomme oplysninger om deres kunder, og OnBase er netop gearet til at håndtere GDPR. Velliv har samtidig et stort behov for at kunne styre, hvem der har adgang til forskellige dokumenter, og den funktion blev derfor konfigureret i OnBase.
”Det har været vigtigt for os, at vi kunne se potentialet i systemet på flere områder. Nobly kommer med et rigtig godt produkt i OnBase, fordi det er nemt at integrere og konfigurere,” siger Peter Thomsen.
Velliv har med OnBase fået et system, som opfylder selskabets eksisterende og fremtidige behov i deres samlede digitaliseringsstrategi, og ifølge Peter Thomsen kigger Velliv derfor allerede ind i andre områder, hvor OnBase med fordel kan anvendes.