Visma øger sikkerheden og minimerer behandlingstiden med OnBase
Som udbyder af online faktura- og inkassoservice modtager Visma Collectors AS hver dag store mængder fysisk brevpost, som indeholder personfølsomme data. Det stiller store krav til den tidskrævende håndtering af dokumenterne. Implementeringen af OnBase har reduceret håndteringstiden pr. brev med 70% og har digitaliseret arkiveringsprocessen 100%.
Norske Visma Collectors AS leverer faktura- og inkassoservice til private og offentlige virksomheder. Det betyder, at der dagligt modtages store mængder personfølsom brevpost fra kunder, myndigheder, debitorer og kreditorer. Tidligere blev der brugt 4-5 årsværk på håndtering af den indkomne post, som lovmæssigt skal besvares indenfor 2 dage efter modtagelsen. Det kunne være en udfordring at overholde denne tidsfrist, ligesom post kunne bortkomme eller risikere at ligge frit fremme hos den enkelte sagsbehandler. På den baggrund besluttede ledelsen at effektivisere og digitalisere håndteringen af den indkomne post.
”Vi ønskede at outsource processen til en ekstern samarbejdspartner, som skulle sørge for, at sikkerhed, effektivitet og punktlighed var helt i top. Vi kontaktede Iron Mountain, som i samarbejde med Nobly præsenterede os for ECM-løsningen OnBase. Det var fra start den perfekte løsning – et rigtigt godt match”, fortæller Thomas Skjørten, Head of Business Development hos Visma Collectors AS.
En effektiv og sikker løsning
På baggrund af en grundig analyse af de interne forretningsgange leverede Nobly en skræddersyet løsning, hvor Iron Mountain står for indscanning af brevposten direkte til OnBase. I det enkelte brev identificeres informationer som fx reference-, sags- og personnummer automatisk, og brevet kategoriseres og arkiveres korrekt i systemet.
På den måde er håndteringstiden blevet reduceret fra 4-5 årsværk til cirka 2 årsværk hos Visma.
”Løsningen har reduceret håndteringen af fysisk post med 100%, og nedbragt behandlingstiden på de enkelte dokumenter med i gennemsnit 70%. Det er økonomisk set en stor gevinst for os. Alle sagsbehandlerne kan nemt finde dokumenter frem, da alt er logisk kategoriseret og arkiveret i OnBase. Tidligere kunne vi godt opleve, at vi ikke reagerede rettidigt på et dokument, fordi det ikke var blevet registreret i vores system. Nu kan vi til fulde overholde alle vores interne retningslinjer og lovkrav, da ingen post bliver væk i dette system. Det er desuden en stor gevinst for os, at OnBase er GDPR-godkendt. Vi har ikke længere brevpost liggende rundt omkring hos de enkelte sagsbehandlere, da alt fysisk post bliver destrueret efter indscanning og arkivering i OnBase. Her bliver dokumenterne også automatisk slettet, når sagen er færdigbehandlet. Det har traditionelt set været en kæmpe udfordring, som nu er løst,” fortæller Thomas Skjørten.
Nemt at tilpasse
Når flere vitale it-systemer i en organisation skal snakke sammen, er det typisk en dyr og tidskrævende proces, som kan ende med at give rigide løsninger. En af de helt store fordele ved OnBase er, at det ikke påvirker core-systemet, men let kan integreres og skræddersyes til den enkelte virksomheds behov. Nobly har som it-leverandør stået for tilpasningen til de aktuelle forretningsgange samt oplæring af udvalgte medarbejdere, som har været drivende i processen.
”OnBase har været let at tilpasse til vores eksisterende systemer. Vi bruger fx Actic inkassosystemet, hvor vi tidligere skulle bruge 4-5 klik på at sende et dokument videre til juridisk behandling. Nobly udviklede en ”hurtigknap” i OnBase, som videresender via 1 klik. Generelt er det min oplevelse, at OnBase er en meget konfigurerbar løsning, hvor det er nemt at tilføje knapper. Det sparer os for meget programmeringstid,” fastslår Thomas Skjørten.
Fase 1, som omfattede digitalisering af den indgående post, er nu så godt forankret i organisationen, at Visma Collectors nu er begyndt at kigge fremad mod næste fase:
”Alle vores medarbejdere har taget vældigt godt imod OnBase, som er blevet en naturlig del af hverdagen. Det er medarbejderne, som er drivende i processen, og de er glade for at kunne arbejde mere effektivt med sagerne. Medarbejderne er vores vigtigste ambassadører for vores services, og de glæder sig til at komme i gang med fase 2, som omfatter den udgående kommunikation. Alle de dokumenter, som vi producerer internt og sender ud, skal på sigt også lagres i OnBase for at give det optimale work flow. Fx skal kunderne kunne underskrive dokumenter digitalt, når de har modtaget en advisering om, at de ligger klar online. Det skal igen være med til at sikre, at personfølsomme data og sagshistorik behandles korrekt, og automatisk slettes, når lånet er færdigbetalt og sagen afsluttet. Det er min forventning, at denne integration vil effektivisere behandlingstiden med yderligere 20%,” anslår Thomas Skjørten.
