BMW Group Financial Services forbedrer arbejdsgange og effektivitet i forbindelse med kontraktprocesser
I bilindustrien har bilforhandlere og kunder behov for hurtig adgang til finansiering. Finansielle långivere skal gøre processen for kontraktindgåelse så hurtig som muligt og finansieringen let tilgængelig for at kunne opretholde livslange relationer til forretningspartnere og frigøre arbejdskapital.
BMW Group Financial Services havde brug for en høj grad af koordinering og strømlinede arbejdsgange for effektivt at kunne understøtte bilsalget i mere end 50 lande ved at fremskynde behandlingstiden for kontraktansøgninger. Derfor valgte man OnBase® fra Hyland.
“Vi erkendte, at det, at vi arbejder på tværs af mange forskellige lande og med tre separate forretningslinjer, BMW Group Financial Services, Alphera Financial Services og Alphabet, gjorde, at en forbedring af arbejdsgangene krævede en større grad af automatisering af processen for kontraktindgåelse,” udtaler Stefan Karlsson, BMW manager of Business Development, Nordics.
I 2009 godkendte hovedkontoret hos BMW Group Financial Services et budget for Enterprise Content Management (ECM) med to vigtige betingelser: løsningen skulle være på én database, og der skulle være en fælles leverandør på alle markeder for at minimere implementeringstiden og lette samarbejdet på tværs af landene.
“Vi underskrev en kontrakt med Hyland på OnBase i 2010, og der blev iværksat en struktureret implementeringsplan,” siger Bert van den Berg, Process & Quality manager, BMW Group Financial Services. I perioden maj til oktober 2011 blev ECM-løsningen installeret i fem lande: Holland, Danmark, Belgien, Sverige og Norge.”
Forskellen:
Eliminerer papir- og manuelt arbejde:
BMW Group Financial Services bruger ikke længere tid på manuelt at håndtere kontrakter eller bilag. “Når vi arbejder med OnBase, kan alle papirdokumenter indskannes automatisk og sendes til den rette afdeling via en sikker filoverførselsprotokol (FTP),” siger van den Berg.
Fremskynder processen for kontraktindgåelse:
“Tidligere kunne det tage helt op til 10 dage at behandle en færdig kontraktpakke og endnu længere for ufuldstændige pakker,” siger van den Berg. “OnBase-løsningen reducerede behandlingstiden fra dag ét. I juli var behandlingstiden for kontrakter reduceret til 5 dage og i august til 3 dage. I september var den helt nede på godt 2 ½ dage. Færdige, ufuldstændige og ukorrekte kontraktpakker behandles nu hurtigere og mere effektivt.”
Giver automatisk besked om mangelfulde ansøgninger:
OnBase markerer mangelfulde ansøgninger og sender en mail til forhandlerne, hvori de informeres om ukorrekte eller manglende data. Dette giver en mere proaktiv arbejdsgang og gør det nemmere og hurtigere for forhandlerne at tage affære. “Vi er gået fra en reaktiv til en proaktiv løsning,” siger van den Berg.
Giver mulighed for løbende forbedringer i hele virksomheden:
“Næste skridt for BMW Group Financial Services er fortsat at øge dækningen med OnBase ved at integrere systemet med andre forretningssystemer og øge udnyttelsen af rapporteringstjenesten,” siger Lars Karlsson.
