Datafangst
Skab kontrol over din data
I arbejdet med digitalisering af virksomheders processer er det afgørende at etablere kontrol over kommunikationen og en data, virksomheden dagligt modtager. Nobly tilbyder en omfattende tilgang til datafangst, der transformerer passive dokumenter til aktive elementer i virksomhedens digitaliseringsstrategi. En gennemtænkt proces med datafangst resulterer i en mere datadrevet virksomhed, grundlag for mere automatisering og dermed højere produktivitet i sagsbehandling, dokumenthåndtering og kunderservice.
Aktivering af data
Virksomheder står hver dag overfor en stor mængde dokumenter dagligt fra forskellige kanaler og i mange forskellige formater. Der er stor forskel på formater og filtyper, læsbarhed i dokumenter, samt stor variation i opbygningen af dokumenter. Dokumenter kan modtages som fysisk papir, mailklient, uploades i en portal eller på en FTP server. Typisk er den modtagne information passiv, hvilket vil sige, at dokumenter giver modtagere konkret information om en konkret situation, enhed, person, økonomisk tilstand o. lign.
Den moderne virksomhed er i dag langt fra den papirløse og perfekte digitale verden. Først, når man har erkendt kompleksiteten af datafangst, kan arbejdet med digitalisering begynde. Det arbejde kan eksempelvis bestå af følgende trin:
- En kortlægning af landskabet for de modtagne dokumenter (hvor, hvordan, hvem, samt frekvensen af disse).
- En kortlægning af filtyper (fotos, pdf, tegninger etc.) og/eller behov for scanning af fysiske papirer.
- Indarbejdelse af ønskede valideringer/kontroller af indhold.
- Indlejring af proces og politikker for hvert enkelt dokument.
- Tilføjelse af adgangsrettigheder og virksomhedens governance på hvert enkelt dokument.
- Overvågning af dokumentet i hele dokumentets levetid, fra vugge til grav.
Gevinster ved etableringen af en gennemtænkt datafangst
Organisationen bliver mere datadrevet, så brugere får mulighed for at træffe beslutninger på et faktuelt grundlag.
Der skabes grundlag for større automatisering og derved højere produktivitet i sagsbehandling, dokumenthåndtering og kundeservice.
Datakvaliteten forbedres, hvilket resulterer i færre fejl og optimering af bundlinjen.
Siloerne nedbrydes, da data samles centralt. Det skaber grundlag for et bedre internt samarbejde og en bedre slutkundeoplevelse.
”At transformere et dokument fra et passivt format til at udgøre et aktivt element i virksomhedens digitaliseringsstrategi er essentielt for en gennemtænkt datafangst, og det er en forudsætning for succesfuld digitalisering.”
Digitaliseringsproces
For at digitalisere virksomhedens processer er det en forudsætning, at virksomheden sætter det passive dokument i bevægelse, altså bringer dokumentets information og budskab ind i den rigtige kontekst, eksempelvis ved automatisk at overføre det til virksomhedens definerede proces. Hermed arkiveres dokumentet med andre relevante dokumenter og tilføres de nødvendige politikker. Det kan eksempelvis være krav om, hvornår og hvordan dokumentet skal slettes og tilgås. Information gøres søgbar på alle relevante data, og der skabes grundlag for et entydigt revisionsspor, versionering og lignende. Det sikres også, at information udstilles til den rigtige person på det rigtige tidspunkt, med aktuelle og fyldestgørende informationer i den foretrukne klient.
Et naturligt valg
OnBase favner alle dokumenttyper og har flere bud på, hvilket modul i platformen virksomheden bør overveje. Passer den mere pragmatiske datafangst-løsning til din virksomhed, eller har du mere behov for brugen af algoritmer i aflæsning og behandling af dokumenter?
Uanset dit behov står Nobly klar til at hjælpe med påbegyndelsen af en gennemtænkt og vellykket datafangst.
