Udfordringen
Ved udgangen af 2019 henvendte Turku Universitetshospital (Tyks), Finland (nu en del af velfærdstjenesternes amt i Sydvestfinland, Varha), sammen med den statslige sundheds-IT-tjenesteudbyder 2M-IT, sig til vores lokale finske kollegaer med en udfordring:
“Hvordan gør vi det hurtigere og nemmere for forskere at starte deres projekter?”
Tyks havde en langsom, manuel, papirbaseret proces til at håndtere ansøgning, undersøgelse og godkendelse for at give forsknings- og datatilladelser samt styring af finansiering relateret til videnskabelige forskningsprojekter, såsom dem der kræver adgang til biobankprøver og diagnostiske data, kliniske lægemiddelforsøg og udvikling af medicinsk udstyr.
Det lokale Nobly Oy-team har længe været partner til Varha og 2M-IT gennem sin støtte til det markedsledende Hyland OnBase ECM-system, integreret til flere kliniske systemer og brugt til at håndtere et bredt spektrum af indhold og arbejdsflowservices på tværs af velfærdsregioner.
Udviklingen
I et tæt samarbejde med regionernes eksisterende OnBase-platform som udviklingsgrundlag, blev en første version af den kliniske forskningsløsning udarbejdet i starten af 2020. En model baseret på løbende forbedringer, som blev muliggjort af OnBase-platformens fleksible og omfattende ECM-funktionaliteter samt standardbaserede integrationer, har tilladt løsningen at tilpasse sig og opfylde organisationens ændrede behov.
Resultatet (indtil videre…)
Varha håndterer nu forsknings- og datatilladelser på tværs af mere end 300 forskere årligt, med den tid det tager at træffe en beslutning om et projekt reduceret fra 8-12 uger til 1-2 uger. Ikke kun er ansøgnings- og godkendelsesprocessen hurtigere, med færre manuelle trin, men større synlighed af live projektstatusser muliggør bedre overvågning og support af forskere under studieperioden. Dette har forbedret chancerne for et succesfuldt projektresultat og leverer bedre værdi for regionerne.
Løsningen
Nobly Clinical Research løsningen skaber et elektronisk miljø til behandling af videnskabelig forskning i sundhedsområdet.
Den enhedsuafhængige end-to-end-løsning fungerer efter en enkelt sign-on i browseren på kundens interne netværk eller på det eksterne netværk via stærk Suomi.fi-autentificering.
Løsningen forbedrer effektiviteten betydeligt, både i de kliniske faciliteter og i administrationsafdelingerne. Nobly Clinical Research løsningen kan bruges til at ansøge om en forsknings- eller datatilladelse, træffe officielle beslutninger relateret til undersøgelserne som en del af godkendelsesprocessen.
Løsningen gør det lettere at producere dokumenter, bevarer dokumenter på vegne af forskeren og gør det hurtigere at ansøge om en opfølgende godkendelse.
Nobly Clinical Research løsningen har også til formål at strømline fakturering i forbindelse med forskningsaktivitet. Løsningen letter håndteringen af studierelaterede dokumenter, overvågningen af studier og produktionen af forskellige statistikker og rapporter.
Fordelene ved løsningen:
- Ansøgning, behandling og underskrivelse af godkendelser foregår alle elektronisk
- Reducerer den nødvendige tid for godkendelsesprocessen
- Eliminerer unødvendige trin
- Lettere synlighed af igangværende ansøgninger/undersøgelser
- Forskningsdata opbevares sikkert
Forbedring af effektiviteten af godkendelsesprocessen: hastighed og kvalitet er konkurrencefordele i bestilte studier.
Elektronisk godkendelse af tilladelser: tilladelser/bilag er let tilgængelige, og status for ansøgningsprocessen spores.
Systemet guider undersøgeren: ved ansøgning om en tilladelse opbevares metadata automatisk – ingen grund til at genindtaste de samme oplysninger.
Dokumenthåndtering: Clinical Research løsningen opbevarer dokumenter på vegne af forskeren, hvilket gør det lettere for eksempel at ansøge om en opfølgende godkendelse.
Videnstyring: fremskynder og forbedrer kvaliteten ved brug af struktureret viden.
Officielle beslutninger relateret til undersøgelser: træffes direkte i systemet som en del af godkendelsesprocessen.
Programmet henter automatisk: data, der allerede er udfyldt, f.eks. ansvarlig forsker, projektnummer, forskningsnummer.
Beslutninger opbevares automatisk: tilladelsesdokumentation er sikkert opbevaret på ét sted; løsningen er et SÄHKE2-godkendt opbevaringssystem.
Den beskrevne løsning er implementeret med Nobly og Hyland produkter og tjenester.
KONTAKTINFO
Kari Karmitsa
Salgsansvarlig Finland
kk@nobly.fi
+358 400 451 724
