Datafangst

Skab kontrol over din data

I arbejdet med digitaliseringen af virksomhedens processer er det helt afgørende at etablere en kontrol med al den kommunikation, og de data, som virksomheden dagligt modtager. Typisk er den modtagne information passiv, forstået på den måde, at det modtagne dokument udelukkende giver modtageren information om en konkret situation, enhed, person, økonomisk tilstand osv.

Men for at understøtte ønsket om at digitalisere virksomhedens processer er det en forudsætning, at virksomheden sætter det passive dokument i bevægelse, dvs. bringer dokumentets information og budskab ind i den rigtige kontekst, eksempelvis ved automatisk at overføre dokumentet til virksomhedens definerede proces.

Dokumentet arkiveres sammen med andre relevante dokumenter. Information gøres søgbar på alle relevante data. Dokumentet tilføres de nødvendige politikker – herunder krav om, hvornår eller hvordan dokumentet skal slettes og tilgås. Der skabes et grundlag for et entydigt revisionsspor, versionering osv. Informationen udstilles til den rigtige person, på det rigtige tidspunkt, med de aktuelle og fyldestgørende informationer, i den foretrukne klient.

Sagt på en lidt anden måde: at transformere et dokument fra et passivt format til at udgøre et aktivt element i virksomhedens digitaliseringsstrategi. Datafangsten er en forudsætning for succes med digitalisering.

Det viser sig meget hurtigt, at virksomhederne modtager et utal af dokumenter dagligt. Fra alle mulige kanaler, og i mange forskellige formater.

Der er meget stor forskel på formater/filtyper, læsbarheden af informationen i dokumentet (lige fra håndskrevne noter til automatisk overførsel af elektroniske dokumenter i et fast defineret format). Samtidig er der stor variation i opbygning af dokumentet (hovedafsnit, selve indholdet og et afsluttende afsnit). Er dokumentet vedhæftet yderligere bilag, og/eller består dokumentet af mange forskellige underdokumenter, som skal adskilles? Modtages dokumenterne som fysisk papir, i en mailklient, eller uploades billeder/tegninger i en portal eller på en FTP server?

Den moderne virksomhed er endnu meget langt fra den papirløse og perfekte digitale verden, og når først erkendelsen omkring kompleksiteten af datafangsten har indfundet sig, kan arbejdet med digitaliseringen af dokumenterne påbegyndes, og det begynder med:

  • En kortlægning af landskabet for de modtagne dokumenter (hvor, hvordan, hvem og frekvensen)
  • En kortlægning af filtyper (fotos, pdf, tegninger etc.) og/eller behov for scanning af fysiske papirer
  • Indarbejdelse af ønskede valideringer/kontroller af indhold
  • Indlejring af proces og politiker for hvert enkelt dokument
  • Tilføjelse af adgangsrettigheder og virksomhedens governance på hvert enkelt dokument
  • Overvågning af dokumentet i hele dokumentets levetid, fra vugge til grav

Gevinstrealiseringen ved etablering af en gennemtænkt datafangst rammer organisationen på flere måder:

  • Organisationen bliver mere datadrevet, dvs. brugerne får mulighed for at træffe beslutninger på et mere faktuelt grundlag
  • Der skabes grundlag for en større automatisering og derved højere produktivitet i sagsbehandling, dokumenthåndtering og kundeservice
  • Datakvaliteten forberedes. Det giver færre fejl, hvilket optimerer bundlinjen
  • Siloerne nedbrydes idet data samles centralt, hvilket giver grundlag for et bedre internt samarbejde, og derved bedre slutkundeoplevelse
Løsninger

OnBase favner alle dokumenttyper og har flere bud på, hvilket modul i platformen virksomheden bør overveje. Fra den mere pragmatiske datafangst-løsning til brugen af algoritmer i aflæsning/behandling af dokumenter. Alle modulerne hænger sammen med hele OnBase platformen.

Aktuelt

Bliv opdateret på det nyeste fra vores verden

Job hos Nobly

Se aktuelle stillingsopslag