Arkivering

Håndtering af dokumenter

Der er som oftest mange muligheder for at arkivere dokumenter. Lige fra lagring i forskellige applikationer (ERP-systemer, Outlook, CRM-løsninger, Jira mv.) på fælles drev – på medarbejdernes arbejdsstationer, bærbare maskiner, mobile enheder – hos specialisererede arkiveringsleverandører så som Dropbox, Microsoft O365, iDrive, Google drive etc., på interne SharePoint sites/OneDrive, FTP servere osv.

Mangfoldigheden er medvirkende til at skabe forvirring, spildtid, rod, sikkerhedsbrister, fejl og individuelle måder at arbejde med lagring af dokumenter på. Det som tilsyneladende skulle være en enkelt og ligefrem arbejdsproces er i langt de fleste virksomheder forbundet med anarki og uproduktiv tid. For ikke at tale om konsekvenserne for manglende overholdelse af reglerne udstedt af datatilsynet.

Når brugerne tilbydes en stor grad af fleksibilitet i arkiveringen af centrale virksomhedsdokumenter, kvitteres der med individuelle måder at lagre på – begyndelsen til en skrøbelig og ikke fremtidsholdbar digitaliseringsrejse.

Der udestår derfor et kæmpe potentiale i at få etableret en robust, ensartet og sikker arkiveringsproces, som alle medarbejdere kan benytte sig af – uanset om de sidder på kontoret, arbejder fra medarbejderens private adresse, sidder på et hotel osv.

En arkiveringsløsning som altid er tilgængelig, og som kan indlejres i medarbejdernes foretrukne arbejdsredskab, eksempelvis Outlook, Word, virksomhedens intranetportal, centrale forretningsløsning.

Medarbejderen skal ikke tænke på, hvordan dokumentet skal navngives, hvor dokumentet skal placeres, hvilke rettigheder dokumentet skal forsynes med osv.

Slut med at gemme mails i private foldere. Farvel til arkivering af indgående fysisk post i løst koblede arkivløsninger, uden forbindelse til hverken arbejdsprocesser eller andre relevante dokumenter. Færdig med at spekulere på, hvem dokumentet skal sendes til for den videre behandling.

Dubletter og ufuldstændige versioner af dokumentet

Når arbejdet med dokumenter ikke er forankret i en dokumenthåndteringsplatform, opstår der med tiden dubletter og forskellige versioner af samme dokument, specielt når flere personer skal involveres i udarbejdelse og godkendelse af indholdet. Samme dokument bliver gemt med forskellige navne, i forskellige versioner og typisk sendes dokumentet frem og tilbage mellem de involverede personer. Det kan skabe situationer, hvor der kan opstå tvivl om, hvilken version der er den seneste rigtige version, og usikkerhed om, hvorvidt alle de foreslåede ændringer er indarbejdet i den endelige version.

Det forlænger desværre den tid, der bruges på hvert enkelt dokument, og risikoen for fejl vokser betydeligt.

Dokumenter i OnBase arkiveres centralt, der arbejdes på samme dokument og alt logges og gemmes i versioner – helt automatisk. Selve dokumentet kan krypteres således, at det ikke kan læses af andre personer end dem, der har adgang til det. Slut med dubletter og tvivl om, hvad seneste version indeholder.

Det fulde overblik – 360 graders udsyn

Kundeservice handler i høj grad om at være orienteret om hele sagsforløbet og at være bekendt med alle kundens forhold. Der er ikke meget tid at give af, når kunden er i telefonen, på chatten eller forventer en hurtig respons på mail. Tiden er en kritisk faktor i tilvejebringelse af den ønskede kundeoplevelse.

Derfor er det helt afgørende, at kundeinformationen er tilgængelig på forlangende tidspunkt, og at alt relevant information om eksempelvis et sagsforløb kan sammenstilles på kort tid. Hvis det bliver nødvendigt at indhente yderligere information, eller genbesøge historikken, skal det være nemt og hurtigt at søge på, hvis situationen kalder på dette behov.

I OnBase er informationen tilgængelig, anden relevant data kan nemt indhentes og alle informationerne kan sammensættes i et godt overblik, med et fuldt udsyn.

Til gavn for den enkelte medarbejder, der kan træffe den rigtige beslutning – for både virksomheden og kunden. Ingen spildtid, ingen fejl, ingen dårlige kundeoplevelser.

GDPR As A Service

Den 25. maj 2018 blev persondataforordningen for alvor introduceret – både for forbrugere og virksomheder. Behandling og beskyttelse af personoplysninger blev på denne dag automatisk en del af virksomhedens ansvar og opgave, hvor manglende overholdelse vil medføre bødeforlæg.

Det udfordrer desværre – stadigvæk – mange virksomheder. Baggrunden for, hvorfor beskyttelsen af forbrugerne er kompleks og omstændig skal findes i virksomhedens måde at gemme og arbejde med persondata på.

Virksomhederne indhenter, lagrer, behandler og kommunikerer personoplysninger usammenhængende – dvs. systemer snakker dårligt sammen, og informationer er spredt ud på mange datakilder. Hertil kommer, at politikkerne for området ikke er påført data og dokumenter fra tiden før den 25. maj 2018, og samtidig er de typisk ikke blevet ajourført med de nødvendige politikker. Det er således besværligt at identificere data, der peger ind på den opgældende person, og informationen er som oftest heller ikke forsynet med, hvornår og hvordan data skal slettes.

Så når forbrugerne beder om indsigtssager, dvs. selskaberne skal indsamle alt information om den enkelte kunde og præsentere det for kunden, så starter det helt store maskineri i mange selskaber. Det er en kompleks og stor opgave at indhente, samle og præsentere denne form for information.

Nye hvidvaskningskrav for virksomhederne aktualiserer problemstillingen yderligere, og fremtiden vil højst sandsynligt byde på flere krav og lovgivning fra myndighedernes side.

OnBase er født med henblik på, at alt skal kunne spores, valideres og versioneres. På den måde er OnBase skabt til denne tidsalder, hvor risikoklassifikationer, dokumentation og strenge krav om governance skal kunne leveres direkte ud af platformen – vi kalder det GDPR As A Service.

Med OnBase kan virksomhedens politikker nemt indarbejdes og OnBase kan støtte virksomhedens processer for på den måde at automatisere og digitalisere disse mest muligt.  

Det gamle mundheld; godt begyndt er halvt fuldendt, kan i den grad hæftes på OnBase. Med denne teknologi er din virksomhed godt i gang med at få lukket hullerne, og strømlinet processerne omkring hele GDPR-området.

Aktuelt

Bliv opdateret på det nyeste fra vores verden

Job hos Nobly

Se aktuelle stillingsopslag