15.08.2024

Nobly Consent effektiviserer samtykkebehandling hos Alka Forsikring

Nobly og Alka Forsikring har i fællesskab sat standarden for en mere moderne, struktureret og compliant tilgang til samtykkehåndtering i forsikringsbranchen. Gennem udviklingen af produktet Nobly Consent, er ikke kun Alkas interne processer forbedret, men også kundeoplevelsen og datasikkerhed er styrket markant. Sammen har vi skabt et generisk produkt, der kan effektivisere samtykkehåndteringen som en integreret del af kunderejsen i forsikringsbranchen.

Alka og Nobly har i en årrække samarbejdet om digitaliseringen af Alkas processer. Samarbejdet indebærer grundlæggende OnBase som dokumentarkiv, og en række løsninger, der gør Alka stærkere på kundeoplevelsen og compliance. Brugen af OnBase som dokumentarkiv hos Alka har skabt en stærk platform for videreudvikling og optimering. Ifølge Rasmus Lundvig Hansen, Leder i IT hos Alka Forsikring, er det: ”En central del af det at drive et forsikringsselskab og forretning mod kunderne, som OnBase og Nobly udfylder i vores forretning.” 

Stigende behov for sikker samtykkehåndtering

I en branche præget af kompleks lovgivning og strenge krav til samtykkehåndtering, står mange virksomheder over for betydelige udfordringer. For at sikre overholdelse af reglerne, pålægger Finanstilsynet strenge bøder for overtrædelser af GDPR og Databeskyttelsesloven, som regulerer samtykkehåndtering. Især i forsikringsbranchen er der høje krav til dokumentation af compliance. Mange virksomheder starter med håndholdte metoder for at håndtere samtykke. Det opdages dog hurtigt, at denne tilgang er uholdbar i længden, da det dermed bliver sværere at overholde gældende lovgivning. Det resulterer også i en manuel og ustruktureret proces, der grundet de mange involverede parter bliver ineffektiv.

Grundet et generelt behov i branchen og efterspørgsel fra Alka, har Nobly i samarbejde med Alka udviklet produktet Nobly Consent. Før implementeringen af vores løsning stod Alka over for udfordringer, som mange andre i branchen også kan nikke genkendende til. Rasmus Lundvig Hansen uddyber ønsket om et produkt til samtykkebehandling: ”Behovet fra vores side har i virkeligheden været der i mange år. Helt grundlæggende handler det jo om at have styr på vores samtykker og kunne dokumentere de samtykker eller valg, som kunden har taget. Grunden til, at det nu har udmøntet sig i, at vi vil have et separat system handler om, at vi er nået dertil, hvor det giver mening at samle dem et centralt sted.” 

Fra Alkas side var der også et stort ønske om at optimere kunderejsen ved at gøre samtykkesystemet transparent for Alkas kunder, så det bliver let at have overblik over de samtykker, der er givet, samt mulighed for at ændre sine samtykker online. Rasmus Lundvig Hansen udtaler:

”Generelt er det bare god kundepleje at kunne vise kunderne, at vi har styr på deres samtykke – og have det centraliseret et sted, hvor du også internt kan tilgå det som rådgiver eller lignende.”

Nobly Consent

Nobly Consent er udviklet med henblik på at sikre, at selskaber indenfor bank, finans, pension eller forsikring er compliant i henhold til den gældende lovgivning om indsamling af samtykke. Produktet gør det let at indhente nødvendige samtykker som en integreret del af salgsprocessen. Det gør det lettere at være compliant og sikrer en digitaliseret samtykkebehandling. 

Løsningen er specifikt henvendt til branchen, da der er mange ligheder mellem de udfordringer, virksomheder i branchen har til daglig. Med Nobly Consent er samtykkehåndtering en integreret del af din virksomheds kunderejse. Produktet bidrager til en mere overskuelig administration, lettere fornyelse af samtykker, og integrering med flere samtykkesystemer.

Netop integreringen af samtykkebehandling var et væsentligt punkt for Alka, i ønsket om et nyt samtykkesystem: ”Vi prøver at være på forkant med en rigtig god samlet struktur på det. I dag skal vi gøre det fra forskellige systemer. Det undgår vi i fremtiden, så på den måde er det afgørende for, at vi optimerer effektiviteten i vores forsikringsforretning, at samtykkebehandlingen centraliseres” udtaler Rasmus Lundvig Hansen.

Samarbejde og innovation – vejen til Nobly Consent

Samarbejdet mellem Nobly og Alka omkring udviklingen af Nobly Consent har været en positiv oplevelse hele vejen rundt. Fra begyndelsen har der været en klar forståelse for begge parters forventninger til processen og produktet. Fra Alkas synspunkt var processen, som Nobly præsenterede den, som udgangspunkt længere end deres interne udviklingsproces, men Rasmus Lundvig Hansen udtaler: ”Når man har det her partnerskab på tværs af virksomheder, har det vist sig, at den proces har været rigtig fin.” 

Fra Noblys side er der også stor begejstring over samarbejdet og udviklingsprocessen: 

”Vi er stolte over at levere en løsning, der gør en forskel i Alkas daglige arbejde med samtykkehåndtering og compliance. Derudover glæder det os, at vi har udviklet et produkt, der kan gavne forsikrings- og pensionsbranchen ved at gøre samtykkehåndtering mere integreret og compliant.”– Morten Have, CEO i Nobly.

For at sikre overensstemmelse og skabe forståelse for, hvad produktet skulle indeholde, har Alka og Nobly i samarbejde afholdt en række workshops. Hovedfokus gennem hele processen har været at udvikle et generisk produkt, som selvfølgelig imødekommer Alkas behov, men også kan løse problemstillingerne omkring samtykkehåndtering for andre i branchen. 

I samarbejdet har Nobly skabt en forbedring i Alkas samtykkehåndtering og digitaliseret processen, sikret compliance og skabt en struktureret og effektiv tilgang. Det er vigtigt for Alka:

”Dét at have styr på sine samtykker som finansiel virksomhed er license to operate. Så på den måde kommer Nobly Consent til at blive en af grundstenene for Alka i fremadrettet at kunne sælge og behandle kundernes forsikringer.”

Rasmus Lundvig Hansen fortsætter: “Ved at have alle samtykkerne liggende et centralt sted kan vores forsikringssystem og hjemmeside integreres til Nobly Consent og oprette, opdatere eller få besked om hvilke samtykker kunden har givet og herefter behandle kundens forespørgsel, uanset om det er køb af en forsikring eller i forbindelse med en skade.”

Dette samarbejde har ikke kun været en succes grundet det endelige produkt. Det skyldes også den gode kommunikation og det stærke samarbejde, vi har haft undervejs. Morten Have udtaler: “Samarbejdet med Alka omkring udviklingen af Nobly Consent har været enormt positivt. Vi ser frem til at fortsætte vores gode partnerskab og støtte Alka på deres digitale rejse. Behovet for et integreret samtykkesystem er noget, vi ser i hele branchen, og vi er derfor glade for at kunne tilbyde et produkt, der gavner mere end blot den enkelte kunde.”

Book en demo for at opleve flere fordele ved Nobly Consent og hvordan løsningen kan hjælpe netop din virksomhed.

Samtykke i forsikringsbranchen

Netop det, at Nobly Consent er udviklet i samarbejde med en kunde i forsikringsbranchen, er en bekræftelse af, at vores produkt lever op til branchens forventninger og kravene til samtykkebehandling. Dette udviklingssamarbejde med Alka viser, at vores produkt er en praktisk og effektiv måde at håndtere et problem i branchen. Det handler i bund og grund om at tage skridtet mod en mere moderne, struktureret og compliant tilgang til samtykkehåndtering.

Digital arkivløsning effektiviserer arbejdsgangen hos Velliv

Med Noblys implementering af OnBase har pensionsselskabet Velliv centraliseret flere millioner dokumenter i et digitalt arkiv, som letter arbejdsgangen og giver store økonomiske besparelser.

Før i tiden havde pensionsselskabet Velliv både fysiske og flere digitale arkiver placeret forskellige steder. De havde derfor et behov for at samle dokumentarkiverne det samme sted, og i starten af 2021 besluttede Velliv at indkøbe et nyt digitalt arkivsystem, som centraliserer alle selskabets digitale dokumenter. ECM-systemet OnBase med Nobly som leverandør og implementeringspartner blev udvalgt af Velliv blandt otte potentielle it-leverandører.

”Løsningen i OnBase understøtter vores behov bedst, fordi systemet har en række funktioner, som vi oplevede, er bedre end, hvad andre leverandører på markedet kan præsentere,” siger Peter Thomsen, afdelingsdirektør i Kundeservice hos Velliv.

De tidligere langsomme og ressourcetunge processer med manuel, print og scanning er nu blevet erstattet af det digitale arkiv i OnBase. Velliv sparer samtidig print af flere millioner stykker papir om året, som både er en økonomisk og ikke mindst miljømæssig gevinst ved overgangen til den nye digitale arkivløsning.

Én gang digitalt, altid digitalt

Siden implementeringen af OnBase har Velliv migreret 16 mio. dokumenter, og selskabet arbejder nu på at migrere yderligere 8,5 mio. dokumenter. Den digitale arkivløsning i OnBase betyder, at selskabets medarbejdere indenfor kort tid kun skal kigge ét sted, når de skal finde relevante kundeinformationer.

”Vores arbejdsgang er i høj grad blevet lettet i forhold til, hvad vi var vant til. Vi printer og scanner ikke længere dokumenter. Den strategi, vi følger, er én gang digitalt, altid digitalt. Det betyder, at alt vil kunne findes meget hurtigere, når vi er færdige med at migrere vores eksisterende arkiver,” siger Peter Thomsen.

Som pensionsselskab håndterer Velliv mange personfølsomme oplysninger om deres kunder, og OnBase er netop gearet til at håndtere GDPR. Velliv har samtidig et stort behov for at kunne styre, hvem der har adgang til forskellige dokumenter, og den funktion blev derfor konfigureret i OnBase.

”Det har været vigtigt for os, at vi kunne se potentialet i systemet på flere områder. Nobly kommer med et rigtig godt produkt i OnBase, fordi det er nemt at integrere og konfigurere,” siger Peter Thomsen.

Velliv har med OnBase fået et system, som opfylder selskabets eksisterende og fremtidige behov i deres samlede digitaliseringsstrategi, og ifølge Peter Thomsen kigger Velliv derfor allerede ind i andre områder, hvor OnBase med fordel kan anvendes.

Nyt dokumenthåndteringssystem bringer Alka i front på kundeoplevelse og datasikkerhed

I maj 2018 trådte den nye persondataforordning i kraft, med skrappe krav til opbevaring og brug af personfølsomme oplysninger.

For Alka Forsikring blev det anledning til at kigge alle forretningsgange og processer igennem for blandt andet at sikre bedst mulig kontrol med håndteringen af personfølsomme oplysninger. Nobly tilbød Alka en løsning vedrørende alle dokumenter; En dokumentportal baseret på OnBase by Hyland. Mit Alka tilbyder i dag den enkelte kunde et sikkert overblik over engagement og sagskorrespondancer, og Alka er dermed godt rustet til fremtidens digitale kapløb.

”Trods løbende digitalisering havde vi for omkring to år siden stadig cirka 2 km hylder med fysiske skadessager. Vi havde et møde med Iron Mountain omkring en scanningsløsning med fysisk opbevaring af alle disse sager, og på mødet fik vi også hilst på deres samarbejdspartner Nobly. Forinden var den nye persondataforordning (GDPR) varslet, hvilket betød, at vi skulle have et helt nyt dokumenthåndteringssystem for at sikre kontrol med, at vi levede op til de nye regler, blandt andet i korrespondancen med vores kunder. Almindelig brevpost og eBoks er dyre alternativer, og giver efter vores erfaringer ikke den bedste kundeoplevelse. Vi valgte i stedet at arbejde med et centralt dokumentarkiv som grundlag for, at kunderne kan se det hele på Mit Alka,” fortæller Områdechefen hos Alka Forsikring.

En intuitiv og fremtidssikker løsning

Alka har tradition for at ligge meget stærkt, når det gælder tilfredse kunder. Kundeoplevelse og god service prioriteres højt, og var også et vigtigt udgangspunkt for den løsning, som Alka ønskede. Omfanget var fra start afgrænset til en intuitiv dokumenthåndteringsløsning, som i første omgang omfattede TIA-dokumenter, altså korrespondance fra Alka til kunden om aktuelle forsikringssager.

”Vi havde to grundlæggende krav til løsningen: Det første var kravet om et centralt arkiv i Mit Alka, hvor kunden kan logge ind og se engagement og sagskorrespondance fra TIA. Det andet var kravet om central logning af dokumenter, som GDPR foreskriver. Efter en grundig tilbuds- og informationsproces samt efterfølgende analyse af leverandører, faldt valget på Nobly og OnBase,” fortæller Product Owner Jesper Kiel Sloth og fortsætter: ”På det tidspunkt havde vi kun omkring to måneder tilbage til at implementere løsningen, hvilket ærligt talt virkede uoverskueligt. Men Nobly tilbød en gennemafprøvet og fremtidssikker løsning, og kemien var god på møderne.”

“Nobly er et forholdsvist lille konsulenthus, men med store kunder i blandt andet regionerne, så vi havde tillid til, at de kunne løfte opgaven. De demonstrerede tidligt i processen, at de forstod vores behov og forretningsgange. Deres indgående kendskab til dokumenthåndtering i kombination med viljen til at arbejde fleksibelt i den agile form, vi selv opererer i, var det, der bragte os i mål til tiden.”

Omfanget voksede undervejs

Den indledende discovery-fase havde afgørende betydning for løsningen, fortæller projektleder hos Alka, Stine Kensø: ”Vi havde mange små og effektive arbejdsmøder rundt omkring i hele forretningen. Nobly var fysisk til stede og lærte alle hjørnerne i vores forretning at kende, og de formåede at stille en masse spørgsmål i forhold til vores arbejdsprocesser. I tidligere leverandørudvælgelsesprocesser har jeg oplevet at møde et stærkt og overbevisende team, for senere i processen at møde konsulenter, som ikke kommer i nærheden af dem, der solgte løsningen. Det oplevede vi bestemt ikke denne gang. Tidsplanen var presset, men vi følte os trygge ved at have valgt et fremtidssikkert system med mange workflow-muligheder.”

Jesper Kiel Sloth er enig: ”Noblys tilgang til OnBase har gennem hele forløbet været, at systemet kan løse vores behov. Cirka 14 dage inde i implementeringsprocessen måtte vi erkende, at vi var nødt til at inddrage arkivering af mailkorrespondance uden vedhæftede filer i løsningen. Det var ikke en del af den oprindelige aftale. Men en stor del af vores korrespondance med kunder foregår via mails uden vedhæftninger, så det gav bare mening at tage dem med også. Her viste Nobly sig at være super forandringsvillige, og de fik lavet en god løsning, hvor systemet automatisk spørger, om mails ud af huset skal sendes almindeligt eller direkte til Mit Alka. Vi fik reelt set løst en masse ekstra GDPR-relaterede opgaver sammen med det første, snævre omfang.”

Morten Have er forretningsudviklingsdirektør og partner hos Nobly og har været med i projektet fra start. Han har kun rosende ord om samarbejdet med Alka i en til tider hektisk proces: ”Alka har været ekstremt gode at samarbejde med. Inden for IT bliver tingene ofte besluttet på ledelsesniveau. Hos Alka var det omvendt. Her har brugerne drevet udviklingen, og har hurtigt reageret, når noget ikke fungerede i praksis. Det har været utroligt stærkt. Alka havde viljen til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed, og vi skulle ikke vente på mails eller møder for at komme videre. Vi havde en teknisk projektleder siddende fysisk hos Alka, hvilket har været afgørende for forløbet. Det har selvfølgelig også haft stor betydning, at Alka fra start valgte en voksen løsning, som indeholdt en bred pallette af OnBase-moduler, som var lette at brede ud. Det var blandt andet det, der gjorde det muligt at koble e-mail integration på, uden de store omkostninger,” slutter Morten Have.

Parate medarbejdere og tilfredse kunder

12 superbrugere fra forskellige afdelinger var de første, der blev uddannet i det nye dokumenthåndteringssystem. De fungerede som ambassadører ude i afdelingerne, hvor OnBase er blevet godt modtaget af brugerne.

”Systemet er meget intuitivt og let, og brugerne har stort set fra dag et kunne arbejde med det – selvom al begyndelse er svær, og der selvfølgelig var mange spørgsmål i starten. Brugerne har taget rigtig godt imod det nye dokumenthåndteringssystem og flere efterspørger allerede at få adgang til flere af funktionerne,” fortæller Stine Kensø.

Hos Alka er der bred enighed om, at OnBase har været en god platform for deres digitale rejse. Udefra bliver forsikringsselskabet også ofte rost for deres digitale løsninger, blandt andre af FinansWatch. Alka har gennem mange år været et af Danmarks hurtigst voksende forsikringsselskaber med nogle af markedets mest tilfredse kunder, samtidig med at Alkas indtjening har været på niveau med de bedste på markedet. En position, der i december 2017 førte til, at selskabet blev opkøbt af Tryg, men fortsætter som selvstændigt brand.

”Forsikring har jo pr. definition ry for at være kedeligt og uforståeligt. Derfor er det Alkas mål at gøre det enkelt og levere god kvalitet til lav pris. OnBase giver os nogle effektive processer og lave omkostninger, som gør, at vi netop kan tilbyde dette. Kunderne finder det helt naturligt, at de kan finde deres policer, betingelser og korrespondance i Mit Alka,” fortæller Jesper Kiel Sloth og konkluderer: ”Vi lever op til persondataforordningen, og vi viser relevante dokumenter til relevante kunder og medarbejdere. Vi glæder os allerede til næste fase med OnBase, hvor vi bliver endnu skarpere på digitale processer og workflows. Vi kan blandt andet se, at både økonomi, HR og hele erhvervsområdet kan få stor gavn af OnBase. Og vi har endnu til gode at høre Nobly sige: ’Det kan vi ikke’.”