For at kunne leve op til den nuværende lovgivning og for at kunne overholde nye lovkrav, har AL Finans valgt den fremtidssikrede IT-platform OnBase som en del af fundament for virksomhedens digitale arbejdsgange, risikoklassifikation og dokumenthåndtering. Nobly har stået for implementering af OnBase, som har resulteret i korte svartider, frigivet væsentlige personaleressourcer og styrket risikoklassificeringen.

AL Finans opererer i et højtransaktionsmiljø, hvor sikker og effektiv sagsbehandling samt hurtige svartider er afgørende for deres konkurrenceevne. Beslutningen om at træde på digitaliserings-speederen resulterede i efteråret 2020 i et stærkt samarbejde med konsulenthuset Nobly.

”Vores indgangsvinkel fra start var et ønske om et moderne AML-system, altså et anti-hvidvask system. Vi havde behov for en finmasket og konsistent screening i vores onboarding-proces og vores due diligence, lige fra PEP screening og sanktionsscreening af kunder og reelle ejere af virksomheder, til screening af terrorlister m.m. Alt sammen for automatisk at kunne identificere risikoklassifikationer og overholde lovgivningen, som løbende opdateres. Vi havde kig på forskellige systemer, som havde AML som speciale, men vores valg faldt hurtigt på OnBase. Som platform giver OnBase os en velsmurt motor til håndtering af AML, men er også en integrationsplatform, som er integreret med vores kundevendte systemer. Samtidigt kunne OnBase også en pokkers masse andre ting, som åbnede nogle nye muligheder for os som virksomhed. Beslutningen var derfor som sådan rimelig nem for os med de mange fremtidige muligheder for automatisering,” fortæller Johan Ploug Aagaard, Vicedirektør hos AL Finans.

Fleksibiliteten i OnBase stod sin prøve kort efter første del af implementeringen, hvor der kom nye skærpede lovkrav til rapportering om statsborgerskab. Tilføjelsen til den eksisterende risikoklassificering foregik nemt og smidigt, ligesom de øvrige funktionalitetslag, som efterfølgende er blevet lagt til systemet.

Sparer 2300 timer på manuelle indtastninger

Risikovurderinger foregik tidligere manuelt i Excel, hvilket var en meget ressourcetung proces. I dag er alle arbejdsprocesser digitale og automatiske, når AL Finans modtager en lånansøgning. Den skræddersyede OnBase-løsning foretager opslag i relevante databaser, hvorefter en risikoklassifikation automatisk produceres. Imens kan medarbejderne fokusere deres tid på mere værdiskabende og kundevendte aktiviteter.

Hele det optimerede procesflow er skabt i et tæt samarbejde mellem AL Finans og Nobly, og har resulteret i betragtelige tidsbesparelser:

”Hvis vi tager udgangspunkt i det antal ansøgninger, som kom igennem i 2020, så kan vi se frem mod en besparelse på minimum 2300 mandetimer om året, alene i denne første fase af vores digitaliseringsrejse med Nobly og OnBase. Men én ting er at have sparet timer, en anden ting er, at vi har opnået ensartethed og en højere kvalitet i dette arbejde, netop fordi det er blevet digitaliseret. Brugerne synes, det er herligt, at de ikke skal bruge tiden på manuelle indtastninger og en masse manuelle opslag, men i stedet kan bruge tiden på dialog og rådgivning af kunderne. Jo hurtigere vi kan vende tilbage med et svar, jo bedre er det – det giver os tilfredse kunder og naturligvis også konkurrencemæssige fordele. Vi er blevet mere effektive og kan ganske enkelt køre flere sager igennem pr. medarbejder, og vi kan derfor vækste forretningen yderligere med det samme antal medarbejdere, som vi har i dag,” fastslår Johan Ploug Aagaard.

En leverandør med brancheindsigt

Som Europas førende OnBase konsulenthus er Nobly specialiseret i forretningskritiske IT-løsninger til bl.a. bank-, finans og forsikringsbranchen. En position, som vægtede højt, da AL Finans skulle finde sin fremtidige samarbejdspartner.

”Nobly vandt primært vores tillid ud fra deres store indsigt i den branche, vi er en del af, og i kraft af deres kompetencer inden for specielt AML-området. Det er et felt, som i vores branche løbende udvikler sig, og som kan udfordre os i at eksekvere hurtigt på ny lovgivning. Jo nemmere og enklere vi kan implementere reguleringer, jo smidigere og hurtigere er vi i stand til at kunne servicere vores kunder – hvilket er altafgørende i vores branche. Den forståelse bragte Nobly med sig ind i samarbejdet fra start. Det var betryggende at sidde overfor en leverandør, som havde indsigt i både branchen og de krav, vi skulle leve op til,” forklarer Johan Ploug Aagaard.

OnBase som katalysator for digitaliseringen

AL Finans har høje ambitioner for den fortsatte digitalisering af forretningen, hvor OnBase kommer til at være en central løsning.

”Hele vores kundearkiv skal over og ligge i OnBase, for at give et 360° kundeoverblik over alle relationer, leasing- og lånekontrakter, underskrevne dokumenter osv. I de kommende projekter skal vi også have bygget mere ongoing due diligence ind i vores risikoklassifikationer. Når vi løbende kan screene vores kunder på forskellige kritiske parametre, så ved vi også, hvilken risiko vi ser ind i. På nuværende tidspunkt laver vi risikoklassifikationer i forbindelse med selve onboarding tidspunktet, men vi ønsker at gøre det mere dynamisk i de kommende projekter, således at processen løbende kører på hele vores portefølje. Det vil betyde, at vi over tid får de rigtige kunder på bøgerne, og altid har fingeren på pulsen i porteføljen. OnBase er en vigtig del af vores fremtidssikring og vækstmotor,” slutter Johan Ploug Aagaard.

Norske Visma Collectors AS leverer faktura- og inkassoservice til private og offentlige virksomheder. Det betyder, at der dagligt modtages store mængder personfølsom brevpost fra kunder, myndigheder, debitorer og kreditorer. Tidligere blev der brugt 4-5 årsværk på håndtering af den indkomne post, som lovmæssigt skal besvares indenfor 2 dage efter modtagelsen. Det kunne være en udfordring at overholde denne tidsfrist, ligesom post kunne bortkomme eller risikere at ligge frit fremme hos den enkelte sagsbehandler. På den baggrund besluttede ledelsen at effektivisere og digitalisere håndteringen af den indkomne post.

”Vi ønskede at outsource processen til en ekstern samarbejdspartner, som skulle sørge for, at sikkerhed, effektivitet og punktlighed var helt i top. Vi kontaktede Iron Mountain, som i samarbejde med Nobly præsenterede os for ECM-løsningen OnBase. Det var fra start den perfekte løsning – et rigtigt godt match”, fortæller Thomas Skjørten, Head of Business Development hos Visma Collectors AS.

En effektiv og sikker løsning

På baggrund af en grundig analyse af de interne forretningsgange leverede Nobly en skræddersyet løsning, hvor Iron Mountain står for indscanning af brevposten direkte til OnBase. I det enkelte brev identificeres informationer som fx reference-, sags- og personnummer automatisk, og brevet kategoriseres og arkiveres korrekt i systemet.

På den måde er håndteringstiden blevet reduceret fra 4-5 årsværk til cirka 2 årsværk hos Visma.

”Løsningen har reduceret håndteringen af fysisk post med 100%, og nedbragt behandlingstiden på de enkelte dokumenter med i gennemsnit 70%. Det er økonomisk set en stor gevinst for os. Alle sagsbehandlerne kan nemt finde dokumenter frem, da alt er logisk kategoriseret og arkiveret i OnBase. Tidligere kunne vi godt opleve, at vi ikke reagerede rettidigt på et dokument, fordi det ikke var blevet registreret i vores system. Nu kan vi til fulde overholde alle vores interne retningslinjer og lovkrav, da ingen post bliver væk i dette system. Det er desuden en stor gevinst for os, at OnBase er GDPR-godkendt. Vi har ikke længere brevpost liggende rundt omkring hos de enkelte sagsbehandlere, da alt fysisk post bliver destrueret efter indscanning og arkivering i OnBase. Her bliver dokumenterne også automatisk slettet, når sagen er færdigbehandlet. Det har traditionelt set været en kæmpe udfordring, som nu er løst,” fortæller Thomas Skjørten.

Nemt at tilpasse

Når flere vitale it-systemer i en organisation skal snakke sammen, er det typisk en dyr og tidskrævende proces, som kan ende med at give rigide løsninger. En af de helt store fordele ved OnBase er, at det ikke påvirker core-systemet, men let kan integreres og skræddersyes til den enkelte virksomheds behov. Nobly har som it-leverandør stået for tilpasningen til de aktuelle forretningsgange samt oplæring af udvalgte medarbejdere, som har været drivende i processen.

”OnBase har været let at tilpasse til vores eksisterende systemer. Vi bruger fx Actic inkassosystemet, hvor vi tidligere skulle bruge 4-5 klik på at sende et dokument videre til juridisk behandling. Nobly udviklede en ”hurtigknap” i OnBase, som videresender via 1 klik. Generelt er det min oplevelse, at OnBase er en meget konfigurerbar løsning, hvor det er nemt at tilføje knapper. Det sparer os for meget programmeringstid,” fastslår Thomas Skjørten. 

Fase 1, som omfattede digitalisering af den indgående post, er nu så godt forankret i organisationen, at Visma Collectors nu er begyndt at kigge fremad mod næste fase:

”Alle vores medarbejdere har taget vældigt godt imod OnBase, som er blevet en naturlig del af hverdagen. Det er medarbejderne, som er drivende i processen, og de er glade for at kunne arbejde mere effektivt med sagerne. Medarbejderne er vores vigtigste ambassadører for vores services, og de glæder sig til at komme i gang med fase 2, som omfatter den udgående kommunikation. Alle de dokumenter, som vi producerer internt og sender ud, skal på sigt også lagres i OnBase for at give det optimale work flow. Fx skal kunderne kunne underskrive dokumenter digitalt, når de har modtaget en advisering om, at de ligger klar online. Det skal igen være med til at sikre, at personfølsomme data og sagshistorik behandles korrekt, og automatisk slettes, når lånet er færdigbetalt og sagen afsluttet. Det er min forventning, at denne integration vil effektivisere behandlingstiden med yderligere 20%,” anslår Thomas Skjørten.

BMW Group Financial Services havde brug for en høj grad af koordinering og strømlinede arbejdsgange for effektivt at kunne understøtte bilsalget i mere end 50 lande ved at fremskynde behandlingstiden for kontraktansøgninger. Derfor valgte man OnBase® fra Hyland.

“Vi erkendte, at det, at vi arbejder på tværs af mange forskellige lande og med tre separate forretningslinjer, BMW Group Financial Services, Alphera Financial Services og Alphabet, gjorde, at en forbedring af arbejdsgangene krævede en større grad af automatisering af processen for kontraktindgåelse,” udtaler Stefan Karlsson, BMW manager of Business Development, Nordics.

I 2009 godkendte hovedkontoret hos BMW Group Financial Services et budget for Enterprise Content Management (ECM) med to vigtige betingelser: løsningen skulle være på én database, og der skulle være en fælles leverandør på alle markeder for at minimere implementeringstiden og lette samarbejdet på tværs af landene.

“Vi underskrev en kontrakt med Hyland på OnBase i 2010, og der blev iværksat en struktureret implementeringsplan,” siger Bert van den Berg, Process & Quality manager, BMW Group Financial Services. I perioden maj til oktober 2011 blev ECM-løsningen installeret i fem lande: Holland, Danmark, Belgien, Sverige og Norge.” 

Forskellen:

Eliminerer papir- og manuelt arbejde: 

BMW Group Financial Services bruger ikke længere tid på manuelt at håndtere kontrakter eller bilag. “Når vi arbejder med OnBase, kan alle papirdokumenter indskannes automatisk og sendes til den rette afdeling via en sikker filoverførselsprotokol (FTP),” siger van den Berg.

Fremskynder processen for kontraktindgåelse:

“Tidligere kunne det tage helt op til 10 dage at behandle en færdig kontraktpakke og endnu længere for ufuldstændige pakker,” siger van den Berg. “OnBase-løsningen reducerede behandlingstiden fra dag ét. I juli var behandlingstiden for kontrakter reduceret til 5 dage og i august til 3 dage. I september var den helt nede på godt 2 ½ dage. Færdige, ufuldstændige og ukorrekte kontraktpakker behandles nu hurtigere og mere effektivt.”

Giver automatisk besked om mangelfulde ansøgninger: 

OnBase markerer mangelfulde ansøgninger og sender en mail til forhandlerne, hvori de informeres om ukorrekte eller manglende data. Dette giver en mere proaktiv arbejdsgang og gør det nemmere og hurtigere for forhandlerne at tage affære. “Vi er gået fra en reaktiv til en proaktiv løsning,” siger van den Berg.

Giver mulighed for løbende forbedringer i hele virksomheden:

“Næste skridt for BMW Group Financial Services er fortsat at øge dækningen med OnBase ved at integrere systemet med andre forretningssystemer og øge udnyttelsen af rapporteringstjenesten,” siger Lars Karlsson.