15.08.2024

Nobly Consent effektiviserer samtykkebehandling hos Alka Forsikring

Nobly og Alka Forsikring har i fællesskab sat standarden for en mere moderne, struktureret og compliant tilgang til samtykkehåndtering i forsikringsbranchen. Gennem udviklingen af produktet Nobly Consent, er ikke kun Alkas interne processer forbedret, men også kundeoplevelsen og datasikkerhed er styrket markant. Sammen har vi skabt et generisk produkt, der kan effektivisere samtykkehåndteringen som en integreret del af kunderejsen i forsikringsbranchen.

Alka og Nobly har i en årrække samarbejdet om digitaliseringen af Alkas processer. Samarbejdet indebærer grundlæggende OnBase som dokumentarkiv, og en række løsninger, der gør Alka stærkere på kundeoplevelsen og compliance. Brugen af OnBase som dokumentarkiv hos Alka har skabt en stærk platform for videreudvikling og optimering. Ifølge Rasmus Lundvig Hansen, Leder i IT hos Alka Forsikring, er det: ”En central del af det at drive et forsikringsselskab og forretning mod kunderne, som OnBase og Nobly udfylder i vores forretning.”

Læs mere om Alka og Noblys samarbejde

Stigende behov for sikker samtykkehåndtering

I en branche præget af kompleks lovgivning og strenge krav til samtykkehåndtering, står mange virksomheder over for betydelige udfordringer. For at sikre overholdelse af reglerne, pålægger Finanstilsynet strenge bøder for overtrædelser af GDPR og Databeskyttelsesloven, som regulerer samtykkehåndtering. Især i forsikringsbranchen er der høje krav til dokumentation af compliance. Mange virksomheder starter med håndholdte metoder for at håndtere samtykke. Det opdages dog hurtigt, at denne tilgang er uholdbar i længden, da det dermed bliver sværere at overholde gældende lovgivning. Det resulterer også i en manuel og ustruktureret proces, der grundet de mange involverede parter bliver ineffektiv.

Grundet et generelt behov i branchen og efterspørgsel fra Alka, har Nobly i samarbejde med Alka udviklet produktet Nobly Consent. Før implementeringen af vores løsning stod Alka over for udfordringer, som mange andre i branchen også kan nikke genkendende til. Rasmus Lundvig Hansen uddyber ønsket om et produkt til samtykkebehandling: ”Behovet fra vores side har i virkeligheden været der i mange år. Helt grundlæggende handler det jo om at have styr på vores samtykker og kunne dokumentere de samtykker eller valg, som kunden har taget. Grunden til, at det nu har udmøntet sig i, at vi vil have et separat system handler om, at vi er nået dertil, hvor det giver mening at samle dem et centralt sted.”

Fra Alkas side var der også et stort ønske om at optimere kunderejsen ved at gøre samtykkesystemet transparent for Alkas kunder, så det bliver let at have overblik over de samtykker, der er givet, samt mulighed for at ændre sine samtykker online. Rasmus Lundvig Hansen udtaler:

”Generelt er det bare god kundepleje at kunne vise kunderne, at vi har styr på deres samtykke – og have det centraliseret et sted, hvor du også internt kan tilgå det som rådgiver eller lignende.”

Nobly Consent

Nobly Consent er udviklet med henblik på at sikre, at selskaber indenfor bank, finans, pension eller forsikring er compliant i henhold til den gældende lovgivning om indsamling af samtykke. Produktet gør det let at indhente nødvendige samtykker som en integreret del af salgsprocessen. Det gør det lettere at være compliant og sikrer en digitaliseret samtykkebehandling.

Løsningen er specifikt henvendt til branchen, da der er mange ligheder mellem de udfordringer, virksomheder i branchen har til daglig. Med Nobly Consent er samtykkehåndtering en integreret del af din virksomheds kunderejse. Produktet bidrager til en mere overskuelig administration, lettere fornyelse af samtykker, og integrering med flere samtykkesystemer.

Netop integreringen af samtykkebehandling var et væsentligt punkt for Alka, i ønsket om et nyt samtykkesystem: ”Vi prøver at være på forkant med en rigtig god samlet struktur på det. I dag skal vi gøre det fra forskellige systemer. Det undgår vi i fremtiden, så på den måde er det afgørende for, at vi optimerer effektiviteten i vores forsikringsforretning, at samtykkebehandlingen centraliseres” udtaler Rasmus Lundvig Hansen.

Læs mere om Nobly Consent

Samarbejde og innovation – vejen til Nobly Consent

Samarbejdet mellem Nobly og Alka omkring udviklingen af Nobly Consent har været en positiv oplevelse hele vejen rundt. Fra begyndelsen har der været en klar forståelse for begge parters forventninger til processen og produktet. Fra Alkas synspunkt var processen, som Nobly præsenterede den, som udgangspunkt længere end deres interne udviklingsproces, men Rasmus Lundvig Hansen udtaler: ”Når man har det her partnerskab på tværs af virksomheder, har det vist sig, at den proces har været rigtig fin.”

Fra Noblys side er der også stor begejstring over samarbejdet og udviklingsprocessen:

”Vi er stolte over at levere en løsning, der gør en forskel i Alkas daglige arbejde med samtykkehåndtering og compliance. Derudover glæder det os, at vi har udviklet et produkt, der kan gavne forsikrings- og pensionsbranchen ved at gøre samtykkehåndtering mere integreret og compliant.”– Morten Have, CEO i Nobly.

For at sikre overensstemmelse og skabe forståelse for, hvad produktet skulle indeholde, har Alka og Nobly i samarbejde afholdt en række workshops. Hovedfokus gennem hele processen har været at udvikle et generisk produkt, som selvfølgelig imødekommer Alkas behov, men også kan løse problemstillingerne omkring samtykkehåndtering for andre i branchen.

I samarbejdet har Nobly skabt en forbedring i Alkas samtykkehåndtering og digitaliseret processen, sikret compliance og skabt en struktureret og effektiv tilgang. Det er vigtigt for Alka:

”Dét at have styr på sine samtykker som finansiel virksomhed er license to operate. Så på den måde kommer Nobly Consent til at blive en af grundstenene for Alka i fremadrettet at kunne sælge og behandle kundernes forsikringer.”

Rasmus Lundvig Hansen fortsætter: “Ved at have alle samtykkerne liggende et centralt sted kan vores forsikringssystem og hjemmeside integreres til Nobly Consent og oprette, opdatere eller få besked om hvilke samtykker kunden har givet og herefter behandle kundens forespørgsel, uanset om det er køb af en forsikring eller i forbindelse med en skade.”

Dette samarbejde har ikke kun været en succes grundet det endelige produkt. Det skyldes også den gode kommunikation og det stærke samarbejde, vi har haft undervejs. Morten Have udtaler: “Samarbejdet med Alka omkring udviklingen af Nobly Consent har været enormt positivt. Vi ser frem til at fortsætte vores gode partnerskab og støtte Alka på deres digitale rejse. Behovet for et integreret samtykkesystem er noget, vi ser i hele branchen, og vi er derfor glade for at kunne tilbyde et produkt, der gavner mere end blot den enkelte kunde.”

Samtykke i forsikringsbranchen

Netop det, at Nobly Consent er udviklet i samarbejde med en kunde i forsikringsbranchen, er en bekræftelse af, at vores produkt lever op til branchens forventninger og kravene til samtykkebehandling. Dette udviklingssamarbejde med Alka viser, at vores produkt er en praktisk og effektiv måde at håndtere et problem i branchen. Det handler i bund og grund om at tage skridtet mod en mere moderne, struktureret og compliant tilgang til samtykkehåndtering.

Kontakt os for mere information om Nobly Consent og hvordan vi kan hjælpe netop din virksomhed.

KONTAKTINFO

Morten Have
CEO Nobly
mh@nobly.dk
+45 27 51 30 0 0

Digital arkivløsning effektiviserer arbejdsgangen hos Velliv

Med Noblys implementering af OnBase har pensionsselskabet Velliv centraliseret flere millioner dokumenter i et digitalt arkiv, som letter arbejdsgangen og giver store økonomiske besparelser.

Før i tiden havde pensionsselskabet Velliv både fysiske og flere digitale arkiver placeret forskellige steder. De havde derfor et behov for at samle dokumentarkiverne det samme sted, og i starten af 2021 besluttede Velliv at indkøbe et nyt digitalt arkivsystem, som centraliserer alle selskabets digitale dokumenter. ECM-systemet OnBase med Nobly som leverandør og implementeringspartner blev udvalgt af Velliv blandt otte potentielle it-leverandører.

”Løsningen i OnBase understøtter vores behov bedst, fordi systemet har en række funktioner, som vi oplevede, er bedre end, hvad andre leverandører på markedet kan præsentere,” siger Peter Thomsen, afdelingsdirektør i Kundeservice hos Velliv.

De tidligere langsomme og ressourcetunge processer med manuel, print og scanning er nu blevet erstattet af det digitale arkiv i OnBase. Velliv sparer samtidig print af flere millioner stykker papir om året, som både er en økonomisk og ikke mindst miljømæssig gevinst ved overgangen til den nye digitale arkivløsning.

Én gang digitalt, altid digitalt

Siden implementeringen af OnBase har Velliv migreret 16 mio. dokumenter, og selskabet arbejder nu på at migrere yderligere 8,5 mio. dokumenter. Den digitale arkivløsning i OnBase betyder, at selskabets medarbejdere indenfor kort tid kun skal kigge ét sted, når de skal finde relevante kundeinformationer.

”Vores arbejdsgang er i høj grad blevet lettet i forhold til, hvad vi var vant til. Vi printer og scanner ikke længere dokumenter. Den strategi, vi følger, er én gang digitalt, altid digitalt. Det betyder, at alt vil kunne findes meget hurtigere, når vi er færdige med at migrere vores eksisterende arkiver,” siger Peter Thomsen.

Som pensionsselskab håndterer Velliv mange personfølsomme oplysninger om deres kunder, og OnBase er netop gearet til at håndtere GDPR. Velliv har samtidig et stort behov for at kunne styre, hvem der har adgang til forskellige dokumenter, og den funktion blev derfor konfigureret i OnBase.

”Det har været vigtigt for os, at vi kunne se potentialet i systemet på flere områder. Nobly kommer med et rigtig godt produkt i OnBase, fordi det er nemt at integrere og konfigurere,” siger Peter Thomsen.

Velliv har med OnBase fået et system, som opfylder selskabets eksisterende og fremtidige behov i deres samlede digitaliseringsstrategi, og ifølge Peter Thomsen kigger Velliv derfor allerede ind i andre områder, hvor OnBase med fordel kan anvendes.

AL Finans valgte Nobly og OnBase som IT-fundament

Som finansieringspartner inden for privat- og erhvervsleasing, factoring og lånefinansiering er AL Finans underlagt strikse lovkrav fra myndighedernes side.

For at kunne leve op til den nuværende lovgivning og for at kunne overholde nye lovkrav, har AL Finans valgt den fremtidssikrede IT-platform OnBase som en del af fundament for virksomhedens digitale arbejdsgange, risikoklassifikation og dokumenthåndtering. Nobly har stået for implementering af OnBase, som har resulteret i korte svartider, frigivet væsentlige personaleressourcer og styrket risikoklassificeringen.

AL Finans opererer i et højtransaktionsmiljø, hvor sikker og effektiv sagsbehandling samt hurtige svartider er afgørende for deres konkurrenceevne. Beslutningen om at træde på digitaliserings-speederen resulterede i efteråret 2020 i et stærkt samarbejde med konsulenthuset Nobly.

”Vores indgangsvinkel fra start var et ønske om et moderne AML-system, altså et anti-hvidvask system. Vi havde behov for en finmasket og konsistent screening i vores onboarding-proces og vores due diligence, lige fra PEP screening og sanktionsscreening af kunder og reelle ejere af virksomheder, til screening af terrorlister m.m. Alt sammen for automatisk at kunne identificere risikoklassifikationer og overholde lovgivningen, som løbende opdateres. Vi havde kig på forskellige systemer, som havde AML som speciale, men vores valg faldt hurtigt på OnBase. Som platform giver OnBase os en velsmurt motor til håndtering af AML, men er også en integrationsplatform, som er integreret med vores kundevendte systemer. Samtidigt kunne OnBase også en pokkers masse andre ting, som åbnede nogle nye muligheder for os som virksomhed. Beslutningen var derfor som sådan rimelig nem for os med de mange fremtidige muligheder for automatisering,” fortæller Johan Ploug Aagaard, Vicedirektør hos AL Finans.

Fleksibiliteten i OnBase stod sin prøve kort efter første del af implementeringen, hvor der kom nye skærpede lovkrav til rapportering om statsborgerskab. Tilføjelsen til den eksisterende risikoklassificering foregik nemt og smidigt, ligesom de øvrige funktionalitetslag, som efterfølgende er blevet lagt til systemet.

Sparer 2300 timer på manuelle indtastninger

Risikovurderinger foregik tidligere manuelt i Excel, hvilket var en meget ressourcetung proces. I dag er alle arbejdsprocesser digitale og automatiske, når AL Finans modtager en lånansøgning. Den skræddersyede OnBase-løsning foretager opslag i relevante databaser, hvorefter en risikoklassifikation automatisk produceres. Imens kan medarbejderne fokusere deres tid på mere værdiskabende og kundevendte aktiviteter.

Hele det optimerede procesflow er skabt i et tæt samarbejde mellem AL Finans og Nobly, og har resulteret i betragtelige tidsbesparelser:

”Hvis vi tager udgangspunkt i det antal ansøgninger, som kom igennem i 2020, så kan vi se frem mod en besparelse på minimum 2300 mandetimer om året, alene i denne første fase af vores digitaliseringsrejse med Nobly og OnBase. Men én ting er at have sparet timer, en anden ting er, at vi har opnået ensartethed og en højere kvalitet i dette arbejde, netop fordi det er blevet digitaliseret. Brugerne synes, det er herligt, at de ikke skal bruge tiden på manuelle indtastninger og en masse manuelle opslag, men i stedet kan bruge tiden på dialog og rådgivning af kunderne. Jo hurtigere vi kan vende tilbage med et svar, jo bedre er det – det giver os tilfredse kunder og naturligvis også konkurrencemæssige fordele. Vi er blevet mere effektive og kan ganske enkelt køre flere sager igennem pr. medarbejder, og vi kan derfor vækste forretningen yderligere med det samme antal medarbejdere, som vi har i dag,” fastslår Johan Ploug Aagaard.

En leverandør med brancheindsigt

Som Europas førende OnBase konsulenthus er Nobly specialiseret i forretningskritiske IT-løsninger til bl.a. bank-, finans og forsikringsbranchen. En position, som vægtede højt, da AL Finans skulle finde sin fremtidige samarbejdspartner.

”Nobly vandt primært vores tillid ud fra deres store indsigt i den branche, vi er en del af, og i kraft af deres kompetencer inden for specielt AML-området. Det er et felt, som i vores branche løbende udvikler sig, og som kan udfordre os i at eksekvere hurtigt på ny lovgivning. Jo nemmere og enklere vi kan implementere reguleringer, jo smidigere og hurtigere er vi i stand til at kunne servicere vores kunder – hvilket er altafgørende i vores branche. Den forståelse bragte Nobly med sig ind i samarbejdet fra start. Det var betryggende at sidde overfor en leverandør, som havde indsigt i både branchen og de krav, vi skulle leve op til,” forklarer Johan Ploug Aagaard.

OnBase som katalysator for digitaliseringen

AL Finans har høje ambitioner for den fortsatte digitalisering af forretningen, hvor OnBase kommer til at være en central løsning.

”Hele vores kundearkiv skal over og ligge i OnBase, for at give et 360° kundeoverblik over alle relationer, leasing- og lånekontrakter, underskrevne dokumenter osv. I de kommende projekter skal vi også have bygget mere ongoing due diligence ind i vores risikoklassifikationer. Når vi løbende kan screene vores kunder på forskellige kritiske parametre, så ved vi også, hvilken risiko vi ser ind i. På nuværende tidspunkt laver vi risikoklassifikationer i forbindelse med selve onboarding tidspunktet, men vi ønsker at gøre det mere dynamisk i de kommende projekter, således at processen løbende kører på hele vores portefølje. Det vil betyde, at vi over tid får de rigtige kunder på bøgerne, og altid har fingeren på pulsen i porteføljen. OnBase er en vigtig del af vores fremtidssikring og vækstmotor,” slutter Johan Ploug Aagaard.

Nyt dokumenthåndteringssystem bringer Alka i front på kundeoplevelse og datasikkerhed

I maj 2018 trådte den nye persondataforordning i kraft, med skrappe krav til opbevaring og brug af personfølsomme oplysninger.

For Alka Forsikring blev det anledning til at kigge alle forretningsgange og processer igennem for blandt andet at sikre bedst mulig kontrol med håndteringen af personfølsomme oplysninger. Nobly tilbød Alka en løsning vedrørende alle dokumenter; En dokumentportal baseret på OnBase by Hyland. Mit Alka tilbyder i dag den enkelte kunde et sikkert overblik over engagement og sagskorrespondancer, og Alka er dermed godt rustet til fremtidens digitale kapløb.

”Trods løbende digitalisering havde vi for omkring to år siden stadig cirka 2 km hylder med fysiske skadessager. Vi havde et møde med Iron Mountain omkring en scanningsløsning med fysisk opbevaring af alle disse sager, og på mødet fik vi også hilst på deres samarbejdspartner Nobly. Forinden var den nye persondataforordning (GDPR) varslet, hvilket betød, at vi skulle have et helt nyt dokumenthåndteringssystem for at sikre kontrol med, at vi levede op til de nye regler, blandt andet i korrespondancen med vores kunder. Almindelig brevpost og eBoks er dyre alternativer, og giver efter vores erfaringer ikke den bedste kundeoplevelse. Vi valgte i stedet at arbejde med et centralt dokumentarkiv som grundlag for, at kunderne kan se det hele på Mit Alka,” fortæller Områdechefen hos Alka Forsikring.

En intuitiv og fremtidssikker løsning

Alka har tradition for at ligge meget stærkt, når det gælder tilfredse kunder. Kundeoplevelse og god service prioriteres højt, og var også et vigtigt udgangspunkt for den løsning, som Alka ønskede. Omfanget var fra start afgrænset til en intuitiv dokumenthåndteringsløsning, som i første omgang omfattede TIA-dokumenter, altså korrespondance fra Alka til kunden om aktuelle forsikringssager.

”Vi havde to grundlæggende krav til løsningen: Det første var kravet om et centralt arkiv i Mit Alka, hvor kunden kan logge ind og se engagement og sagskorrespondance fra TIA. Det andet var kravet om central logning af dokumenter, som GDPR foreskriver. Efter en grundig tilbuds- og informationsproces samt efterfølgende analyse af leverandører, faldt valget på Nobly og OnBase,” fortæller Product Owner Jesper Kiel Sloth og fortsætter: ”På det tidspunkt havde vi kun omkring to måneder tilbage til at implementere løsningen, hvilket ærligt talt virkede uoverskueligt. Men Nobly tilbød en gennemafprøvet og fremtidssikker løsning, og kemien var god på møderne.”

“Nobly er et forholdsvist lille konsulenthus, men med store kunder i blandt andet regionerne, så vi havde tillid til, at de kunne løfte opgaven. De demonstrerede tidligt i processen, at de forstod vores behov og forretningsgange. Deres indgående kendskab til dokumenthåndtering i kombination med viljen til at arbejde fleksibelt i den agile form, vi selv opererer i, var det, der bragte os i mål til tiden.”

Omfanget voksede undervejs

Den indledende discovery-fase havde afgørende betydning for løsningen, fortæller projektleder hos Alka, Stine Kensø: ”Vi havde mange små og effektive arbejdsmøder rundt omkring i hele forretningen. Nobly var fysisk til stede og lærte alle hjørnerne i vores forretning at kende, og de formåede at stille en masse spørgsmål i forhold til vores arbejdsprocesser. I tidligere leverandørudvælgelsesprocesser har jeg oplevet at møde et stærkt og overbevisende team, for senere i processen at møde konsulenter, som ikke kommer i nærheden af dem, der solgte løsningen. Det oplevede vi bestemt ikke denne gang. Tidsplanen var presset, men vi følte os trygge ved at have valgt et fremtidssikkert system med mange workflow-muligheder.”

Jesper Kiel Sloth er enig: ”Noblys tilgang til OnBase har gennem hele forløbet været, at systemet kan løse vores behov. Cirka 14 dage inde i implementeringsprocessen måtte vi erkende, at vi var nødt til at inddrage arkivering af mailkorrespondance uden vedhæftede filer i løsningen. Det var ikke en del af den oprindelige aftale. Men en stor del af vores korrespondance med kunder foregår via mails uden vedhæftninger, så det gav bare mening at tage dem med også. Her viste Nobly sig at være super forandringsvillige, og de fik lavet en god løsning, hvor systemet automatisk spørger, om mails ud af huset skal sendes almindeligt eller direkte til Mit Alka. Vi fik reelt set løst en masse ekstra GDPR-relaterede opgaver sammen med det første, snævre omfang.”

Morten Have er forretningsudviklingsdirektør og partner hos Nobly og har været med i projektet fra start. Han har kun rosende ord om samarbejdet med Alka i en til tider hektisk proces: ”Alka har været ekstremt gode at samarbejde med. Inden for IT bliver tingene ofte besluttet på ledelsesniveau. Hos Alka var det omvendt. Her har brugerne drevet udviklingen, og har hurtigt reageret, når noget ikke fungerede i praksis. Det har været utroligt stærkt. Alka havde viljen til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed, og vi skulle ikke vente på mails eller møder for at komme videre. Vi havde en teknisk projektleder siddende fysisk hos Alka, hvilket har været afgørende for forløbet. Det har selvfølgelig også haft stor betydning, at Alka fra start valgte en voksen løsning, som indeholdt en bred pallette af OnBase-moduler, som var lette at brede ud. Det var blandt andet det, der gjorde det muligt at koble e-mail integration på, uden de store omkostninger,” slutter Morten Have.

Parate medarbejdere og tilfredse kunder

12 superbrugere fra forskellige afdelinger var de første, der blev uddannet i det nye dokumenthåndteringssystem. De fungerede som ambassadører ude i afdelingerne, hvor OnBase er blevet godt modtaget af brugerne.

”Systemet er meget intuitivt og let, og brugerne har stort set fra dag et kunne arbejde med det – selvom al begyndelse er svær, og der selvfølgelig var mange spørgsmål i starten. Brugerne har taget rigtig godt imod det nye dokumenthåndteringssystem og flere efterspørger allerede at få adgang til flere af funktionerne,” fortæller Stine Kensø.

Hos Alka er der bred enighed om, at OnBase har været en god platform for deres digitale rejse. Udefra bliver forsikringsselskabet også ofte rost for deres digitale løsninger, blandt andre af FinansWatch. Alka har gennem mange år været et af Danmarks hurtigst voksende forsikringsselskaber med nogle af markedets mest tilfredse kunder, samtidig med at Alkas indtjening har været på niveau med de bedste på markedet. En position, der i december 2017 førte til, at selskabet blev opkøbt af Tryg, men fortsætter som selvstændigt brand.

”Forsikring har jo pr. definition ry for at være kedeligt og uforståeligt. Derfor er det Alkas mål at gøre det enkelt og levere god kvalitet til lav pris. OnBase giver os nogle effektive processer og lave omkostninger, som gør, at vi netop kan tilbyde dette. Kunderne finder det helt naturligt, at de kan finde deres policer, betingelser og korrespondance i Mit Alka,” fortæller Jesper Kiel Sloth og konkluderer: ”Vi lever op til persondataforordningen, og vi viser relevante dokumenter til relevante kunder og medarbejdere. Vi glæder os allerede til næste fase med OnBase, hvor vi bliver endnu skarpere på digitale processer og workflows. Vi kan blandt andet se, at både økonomi, HR og hele erhvervsområdet kan få stor gavn af OnBase. Og vi har endnu til gode at høre Nobly sige: ’Det kan vi ikke’.”

OUH håndterer dokumenter elektronisk med OnBase

Ved hjælp af elektronisk dokumenthåndtering forbedrer Odense Universitetshospital (OUH) patientbehandlingen ved at mindske ventetiderne, øge medarbejdertilfredsheden med øjeblikkelig adgang til nødvendige dokumenter og reducere arbejdskrævende procedurer i forbindelse med overholdelse af krav om journalføring.

Odense Universitetshospital (OUH) er et af Danmarks største hospitaler med 7.500 medarbejdere og mere end 1.000 senge. Hospitalet behandler årligt 350.000 indlagte, 60.000 skadestuepatienter og 488.000 ambulante patienter. Der ydes således pleje 24 timer i døgnet syv dage om ugen. Med en journalopbevaring, der tidligere optog 7 kilometers fysisk plads, havde OUH brug for en løsning til elektronisk dokumenthåndtering, der kunne reducere den omkostningstunge opbevaring af papir og støtte elektroniske patientjournaler (EPJ).

Kravene fra OUH var derfor, at elektroniske patientjournaler og tilhørende dokumenter skulle kunne tilgås omgående og sikkert via internettet på alle tidspunkter af døgnet. Løsningen skulle overholde national lovgivning vedrørende opbevaring af journaler og patienters personlige oplysninger. OUH ønskede en løsning til elektronisk dokumenthåndtering, som ville muliggøre en nem integration med et hvilket som helst EPJ-system, der måtte blive nødvendig i fremtiden.

Effektivisering og pladsbesparelse

Med øjeblikkelig adgang til ønskede dokumenter og reduktion af arbejdskrævende procedurer for overholdelse af krav til dokumentstyring er OUH i stand til at mindske patienternes ventetid og skabe plads til private besøgsområder på hospitalet i rum, der tidligere blev brugt til opbevaring af papir.

“Med OnBase er adgangen til dokumenter 64 gange hurtigere end med papirudgaven,” siger sektionsleder på OUH, Jette Kotsis, og uddyber: “Før OnBase tog det medarbejderne 7 minutter at hente de nødvendige dokumenter, men med OnBase hentes dokumenterne på 7 sekunder.”

Ved at fjerne opgaver, der tidligere krævede meget papir og dermed øgede forbruget af tid og økonomi i forbindelse med patientkontakten, for eksempel udfyldelse eller manuel indhentning af papirdokumenter, har OUH været i stand til at flytte mange sekretærer fra alle afdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger. Desuden er opbevaringsplads på hospitaler meget omkostningstung, og derfor havde afskaffelsen af 7 kilometers papirjournaler i sig selv en høj værdi.

Til forskel fra OUH’s tidligere dokumenthåndteringssystem, der havde klientsoftware til brug ved dokumentsøgning installeret på alle arbejdspladser, kan OnBase opdateres på serveren i stedet for på de mere end 2.000 it-arbejdspladser.

OnBase skaber værdi for flere afdelinger

I Odense valgte man som udgangspunkt OnBase på grund af systemets muligheder for webtilpasset dokumenthåndtering, men man har udvidet implementeringen til også at omfatte yderligere administrative behov og krav til journalhåndtering på hospitalet.

OnBase håndterer også andre forretningsprocesser hos OUH, som blandt andet omfatter et workflow, der har til formål at lette forhandlinger mellem fagforeninger og hospitalet. Derudover skal en plan håndtere bemanding og personalespørgsmål. Behovet for uddannelse af medarbejdere, der er involveret i OnBase-processerne, var samtidig minimalt på OUH. “Det er et meget brugervenligt system,” uddyber Jette Kotsis.

Digitalisering er det grønne valg

Implementeringen af OnBase og Cosmic (OUH’s EPJ-system) understøtter miljøvenlige, “grønne” tiltag, eftersom elektroniske dokumenter mindsker papirets bekostelige betydning i forbindelse med dokumentbaserede processer. Ressourcer og omkostninger forbundet med udskrivning, opbevaring, forsendelse og papirproduktion reduceres ved brug af elektroniske dokumenter.

Fremtidssikret løsning

I fremtiden er det sandsynligt, at der indsættes en fælles løsning i sundhedsvæsenet, der opfylder alle krav mellem samtlige EPJ-systemer i Skandinavien. Det kræver derfor, at alle hospitaler opbevarer deres dokumenter i elektronisk form. Med OUH’s løsning med Cosmic og OnBase er hospitalet med helt fremme med hensyn til at forberede sig på eventuelle kommende krav om nationale elektroniske patientjournaler (EPJ).

For at overholde den nuværende nationale lovgivning vedrørende opbevaring af elektroniske dokumenter bruger OUH OnBase CD Authoring til oprettelse af en journal til genskabelse af data ved nedbrud af it-system direkte fra OnBase-systemet.

Sundhedspersonale fra hele Europa kommer jævnligt til Odense for at se de fremsynede processer på OUH, og mange bruger hospitalets succesfulde metoder som model for ideer til fremtidig implementering med det formål at strømline processer og forbedre patientplejen ved hjælp af en langsigtet EPJ.

Jette Kostis understreger, at “alle hospitaler burde have et system som OnBase.”

Fordele ved elektronisk dokumenthåndtering med OnBase

Behandling af flere patienter uden at det kræver ekstra personale eller ressourcer.
Bedre udnyttelse af begrænset og dyr hospitalsplads. Den plads, der før blev brugt til opbevaring, bliver omdannet til ekstra stuer med uforstyrret patientpleje.
Autoriseret sundhedspersonale kan søge i nødvendige dokumenter i forbindelse med patientens elektroniske journal 64 gange hurtigere end ved papirprocesser.
Medarbejdere kan få adgang til oplysninger direkte fra Cosmic på blot 7 sekunder, hvilket til sammenligning tog mere end 7 minutter før implementeringen af OnBase.
Fjernelse af papirkrævende søgninger og arkivering, der øgede tidsforbruget og omkostningerne i forbindelse med patientkontakten, som samtidig giver mulighed for flytning af sekretærer fra alle afdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger.
Reducerer omkostninger og støtter miljøinitiativer ved at minimere den papirproduktion, udskrivning, opbevaring og forsendelse, der er forbundet med papirkrævende, dokumentbaserede processer.
Overholder nationale krav om opbevaring af dokumenter med krav om, at hospitaler gemmer journaler i 15 år.
Ruster organisationen til at overholde kommende nationale krav vedrørende EPJ.

Visma øger sikkerheden og minimerer behandlingstiden med OnBase

Som udbyder af online faktura- og inkassoservice modtager Visma Collectors AS hver dag store mængder fysisk brevpost, som indeholder personfølsomme data. Det stiller store krav til den tidskrævende håndtering af dokumenterne. Implementeringen af OnBase har reduceret håndteringstiden pr. brev med 70% og har digitaliseret arkiveringsprocessen 100%.

Norske Visma Collectors AS leverer faktura- og inkassoservice til private og offentlige virksomheder. Det betyder, at der dagligt modtages store mængder personfølsom brevpost fra kunder, myndigheder, debitorer og kreditorer. Tidligere blev der brugt 4-5 årsværk på håndtering af den indkomne post, som lovmæssigt skal besvares indenfor 2 dage efter modtagelsen. Det kunne være en udfordring at overholde denne tidsfrist, ligesom post kunne bortkomme eller risikere at ligge frit fremme hos den enkelte sagsbehandler. På den baggrund besluttede ledelsen at effektivisere og digitalisere håndteringen af den indkomne post.

”Vi ønskede at outsource processen til en ekstern samarbejdspartner, som skulle sørge for, at sikkerhed, effektivitet og punktlighed var helt i top. Vi kontaktede Iron Mountain, som i samarbejde med Nobly præsenterede os for ECM-løsningen OnBase. Det var fra start den perfekte løsning – et rigtigt godt match”, fortæller Thomas Skjørten, Head of Business Development hos Visma Collectors AS.

En effektiv og sikker løsning

På baggrund af en grundig analyse af de interne forretningsgange leverede Nobly en skræddersyet løsning, hvor Iron Mountain står for indscanning af brevposten direkte til OnBase. I det enkelte brev identificeres informationer som fx reference-, sags- og personnummer automatisk, og brevet kategoriseres og arkiveres korrekt i systemet.

På den måde er håndteringstiden blevet reduceret fra 4-5 årsværk til cirka 2 årsværk hos Visma.

”Løsningen har reduceret håndteringen af fysisk post med 100%, og nedbragt behandlingstiden på de enkelte dokumenter med i gennemsnit 70%. Det er økonomisk set en stor gevinst for os. Alle sagsbehandlerne kan nemt finde dokumenter frem, da alt er logisk kategoriseret og arkiveret i OnBase. Tidligere kunne vi godt opleve, at vi ikke reagerede rettidigt på et dokument, fordi det ikke var blevet registreret i vores system. Nu kan vi til fulde overholde alle vores interne retningslinjer og lovkrav, da ingen post bliver væk i dette system. Det er desuden en stor gevinst for os, at OnBase er GDPR-godkendt. Vi har ikke længere brevpost liggende rundt omkring hos de enkelte sagsbehandlere, da alt fysisk post bliver destrueret efter indscanning og arkivering i OnBase. Her bliver dokumenterne også automatisk slettet, når sagen er færdigbehandlet. Det har traditionelt set været en kæmpe udfordring, som nu er løst,” fortæller Thomas Skjørten.

Nemt at tilpasse

Når flere vitale it-systemer i en organisation skal snakke sammen, er det typisk en dyr og tidskrævende proces, som kan ende med at give rigide løsninger. En af de helt store fordele ved OnBase er, at det ikke påvirker core-systemet, men let kan integreres og skræddersyes til den enkelte virksomheds behov. Nobly har som it-leverandør stået for tilpasningen til de aktuelle forretningsgange samt oplæring af udvalgte medarbejdere, som har været drivende i processen.

”OnBase har været let at tilpasse til vores eksisterende systemer. Vi bruger fx Actic inkassosystemet, hvor vi tidligere skulle bruge 4-5 klik på at sende et dokument videre til juridisk behandling. Nobly udviklede en ”hurtigknap” i OnBase, som videresender via 1 klik. Generelt er det min oplevelse, at OnBase er en meget konfigurerbar løsning, hvor det er nemt at tilføje knapper. Det sparer os for meget programmeringstid,” fastslår Thomas Skjørten.

Fase 1, som omfattede digitalisering af den indgående post, er nu så godt forankret i organisationen, at Visma Collectors nu er begyndt at kigge fremad mod næste fase:

”Alle vores medarbejdere har taget vældigt godt imod OnBase, som er blevet en naturlig del af hverdagen. Det er medarbejderne, som er drivende i processen, og de er glade for at kunne arbejde mere effektivt med sagerne. Medarbejderne er vores vigtigste ambassadører for vores services, og de glæder sig til at komme i gang med fase 2, som omfatter den udgående kommunikation. Alle de dokumenter, som vi producerer internt og sender ud, skal på sigt også lagres i OnBase for at give det optimale work flow. Fx skal kunderne kunne underskrive dokumenter digitalt, når de har modtaget en advisering om, at de ligger klar online. Det skal igen være med til at sikre, at personfølsomme data og sagshistorik behandles korrekt, og automatisk slettes, når lånet er færdigbetalt og sagen afsluttet. Det er min forventning, at denne integration vil effektivisere behandlingstiden med yderligere 20%,” anslår Thomas Skjørten.

BMW Group Financial Services forbedrer arbejdsgange og effektivitet i forbindelse med kontraktprocesser

I bilindustrien har bilforhandlere og kunder behov for hurtig adgang til finansiering. Finansielle långivere skal gøre processen for kontraktindgåelse så hurtig som muligt og finansieringen let tilgængelig for at kunne opretholde livslange relationer til forretningspartnere og frigøre arbejdskapital.

BMW Group Financial Services havde brug for en høj grad af koordinering og strømlinede arbejdsgange for effektivt at kunne understøtte bilsalget i mere end 50 lande ved at fremskynde behandlingstiden for kontraktansøgninger. Derfor valgte man OnBase® fra Hyland.

“Vi erkendte, at det, at vi arbejder på tværs af mange forskellige lande og med tre separate forretningslinjer, BMW Group Financial Services, Alphera Financial Services og Alphabet, gjorde, at en forbedring af arbejdsgangene krævede en større grad af automatisering af processen for kontraktindgåelse,” udtaler Stefan Karlsson, BMW manager of Business Development, Nordics.

I 2009 godkendte hovedkontoret hos BMW Group Financial Services et budget for Enterprise Content Management (ECM) med to vigtige betingelser: løsningen skulle være på én database, og der skulle være en fælles leverandør på alle markeder for at minimere implementeringstiden og lette samarbejdet på tværs af landene.

“Vi underskrev en kontrakt med Hyland på OnBase i 2010, og der blev iværksat en struktureret implementeringsplan,” siger Bert van den Berg, Process & Quality manager, BMW Group Financial Services. I perioden maj til oktober 2011 blev ECM-løsningen installeret i fem lande: Holland, Danmark, Belgien, Sverige og Norge.”

Forskellen:

Eliminerer papir- og manuelt arbejde:

BMW Group Financial Services bruger ikke længere tid på manuelt at håndtere kontrakter eller bilag. “Når vi arbejder med OnBase, kan alle papirdokumenter indskannes automatisk og sendes til den rette afdeling via en sikker filoverførselsprotokol (FTP),” siger van den Berg.

Fremskynder processen for kontraktindgåelse:

“Tidligere kunne det tage helt op til 10 dage at behandle en færdig kontraktpakke og endnu længere for ufuldstændige pakker,” siger van den Berg. “OnBase-løsningen reducerede behandlingstiden fra dag ét. I juli var behandlingstiden for kontrakter reduceret til 5 dage og i august til 3 dage. I september var den helt nede på godt 2 ½ dage. Færdige, ufuldstændige og ukorrekte kontraktpakker behandles nu hurtigere og mere effektivt.”

Giver automatisk besked om mangelfulde ansøgninger:

OnBase markerer mangelfulde ansøgninger og sender en mail til forhandlerne, hvori de informeres om ukorrekte eller manglende data. Dette giver en mere proaktiv arbejdsgang og gør det nemmere og hurtigere for forhandlerne at tage affære. “Vi er gået fra en reaktiv til en proaktiv løsning,” siger van den Berg.

Giver mulighed for løbende forbedringer i hele virksomheden:

“Næste skridt for BMW Group Financial Services er fortsat at øge dækningen med OnBase ved at integrere systemet med andre forretningssystemer og øge udnyttelsen af rapporteringstjenesten,” siger Lars Karlsson.

Nobly Consent effektiviserer samtykkebehandling hos Alka Forsikring

Stigende behov for sikker samtykkehåndtering

Nobly Consent

Samarbejde og innovation – vejen til Nobly Consent

Samtykke i forsikringsbranchen

KONTAKTINFO

Se flere relaterede cases

Digital arkivløsning effektiviserer arbejdsgangen hos Velliv

Én gang digitalt, altid digitalt

Se flere relaterede cases

AL Finans valgte Nobly og OnBase som IT-fundament

Sparer 2300 timer på manuelle indtastninger

En leverandør med brancheindsigt

OnBase som katalysator for digitaliseringen

Se flere relaterede cases

Nyt dokumenthåndteringssystem bringer Alka i front på kundeoplevelse og datasikkerhed

En intuitiv og fremtidssikker løsning

Omfanget voksede undervejs

Parate medarbejdere og tilfredse kunder

Se flere relaterede cases

OUH håndterer dokumenter elektronisk med OnBase

Effektivisering og pladsbesparelse

OnBase skaber værdi for flere afdelinger

Digitalisering er det grønne valg

Fremtidssikret løsning

Fordele ved elektronisk dokumenthåndtering med OnBase

Se flere relaterede cases

Visma øger sikkerheden og minimerer behandlingstiden med OnBase

En effektiv og sikker løsning

Nemt at tilpasse

Se flere relaterede cases

BMW Group Financial Services forbedrer arbejdsgange og effektivitet i forbindelse med kontraktprocesser

Forskellen:

Se flere relaterede cases

Tilmelding til nyhedsbrev