02.05.2022

Digitaliseringen skaber mest mulig tid til patienterne

IT-konsulenthuset Nobly har netop indgået en aftale med endnu en region i Danmark, og bliver dermed ny samarbejdspartner på drift og udvikling af Sundhedsplatformens patientarkiv. Aftalen skal sikre stabilitet i sundhedssektorens IT-drift og skabe flere ressourcer gennem øget digitalisering.

IT-konsulenthuset Nobly har for kort tid siden underskrevet en aftale med den fjerde region i Danmark om at overtage drift og videreudvikling af regionens arkivfunktion bag Sundhedsplatformen, som giver sundhedssektoren nem og hurtig adgang til patientinformationer.

Besparelse af nødvendige ressourcer

Ifølge Noblys forretningsudviklingsdirektør og partner, Morten Have, vil virksomhedens fremtidige drift af IT-systemet effektivisere processen med indsamling og optimering af patientinformationer og spare nødvendige ressourcer i en i forvejen presset sektor.

Fremadrettet vil regionen med skiftet til Nobly få adgang til 30 specialiserede medarbejdere i systemet OnBase, som i dag har kendskab til driften af Sundhedsplatformen. Den nye samarbejdsaftale betyder, at Regionen får adgang til direkte support gennem Nobly, som i eget regi kan supportere med det samme, hvis der opstår udfordringer i driften.

Forøget værdi

For Nobly betyder aftalen med regionen, at man i endnu højere grad kan arbejde strategisk med de danske regioner, fordi Nobly nu samarbejder med fire ud af landets fem regioner.

“Rent samfundsmæssigt har det en stor positiv effekt, at det vi laver i én region også kan skaleres til de andre regioner. Det betyder, at vi har mulighed for at lave bedre økonomiske løsninger for regionerne, fordi vi kan skabe en række fælles løsninger, som derfor får en større nytteværdi og i sidste ende skabe mest mulig tid til patienterne,” siger Morten Have.

Internationalt potentiale

Ifølge Morten Have bliver Noblys markedsposition styrket med udvidelsen af en ny region i sundhedssektoren, og det giver nye muligheder for at satse mere på det internationale marked:

”Med endnu en region ombord er vi klar til at satse yderligere på sundhedssektoren, og vi vil samtidig øge vores fokus på Skandinavien,” siger Morten Have.

Nobly har siden 2011 implementeret og driftet forretningskritiske IT-løsninger for en lang række kunder inden for blandt andet finanssektoren, produktionsindustrien og de danske regioner. Fremadrettet ønsker Nobly at satse endnu mere på sundhedssektorer i Skandinavien, eksempelvis i Finland, hvor man er langt fremme på teknologien.

KONTAKTINFO

Morten Have
Forretningsudviklingsdirektør & partner i Nobly
mh@nobly.dk
+45 27 51 30 00

11.04.2022

Det går bra for Nobly i Norge

På bare fire år har Norge blitt et sentralt og viktig marked for Nobly

«Det har gått meget bra for Nobly i Norge. Siden vår etablering i det norske markedet og i løpet av en periode på fire har vi lykkes med å etablere et samarbeid med noen av Norges største finansselskaper og offentlige helseforetak, hvor våre aktiviteter bare vokser og vokser. Vi er godt fornøyd med denne utviklingen og ikke minst det gode samarbeidet vi har med våre norske kunder. Utviklingen har selvfølgelig også styrket våre planer for ekspansjon i andre land, sier Adm. Dir. Jesper Frank.

Det hele startet i 2018, da Nobly besluttet for å etablere eget selskap i Norge, og kort tid etter etableringen sikret Nobly seg sin første avtale med et større finansselskap i tillegg til avtaler med norske offentlige helseforetak.

En vellykket etablering og økt fokus på det norske markedet resulterte i flere større avtaler med store finansselskap innen bank, forsikring og pensjon.

Lokal tilstedeværelse er viktig

Til tross for at dansker og nordmenn deler mange felles kulturelle verdier, betyr det noe for våre norske kunder, at Nobly er representert av en norsk organisasjon som kan være fysisk tilstede når det er nødvendig, og ifølge Adm. Dir. Jesper Frank, vært viktig i forhold til selskapets positive utvikling i Norge.

Nobly jobber med digitalisering og effektivisering av kundenes kjernevirksomhetsprosesser. Sentrale dokumentarkiver gir daglige utfordringer for mange selskaper når det gjelder etterlevelse av retningslinjer og regulatoriske krav. Vi ser også et økende behov for integrasjon med offentlige tjenesteleverandører som skaper økt digitalisering, automatisering og effektivitet. Den digitale transformasjonen er helt avgjørende for etterlevelse av governance, som finansselskaper er underlagt, for eksempel i forhold til GDPR, hvitvasking og andre regulatoriske krav, som er i stadig endring.

Riktige digitale plattformer er avgjørende for virksomheters effektivitet på kort sikt, men også på lang sikt, hvor nye krav og behov skal kunne implementeres raskt og skape kontinuerlig verdier for kundene i form av effektiviseringer og automatiseringer. Noblys samarbeid med kundene er essensielt for å kunne levere riktig og fremtidssikker løsning for kundene.

Øker med tre konsulenter

Nobly planlegger å utvide det norske teamet på kontoret i Oslo, så snart som mulig, med ytterligere 3-4 forretnings- og implementeringskonsulenter. Disse skal jobbe som rådgivende konsulenter og betjene et stadig økende antall norske kunder, slik at Nobly kan fortsette den gode utvikling vi har sett på det norske markedet.

Digital arkivløsning effektiviserer arbejdsgangen hos Velliv

Med Noblys implementering af OnBase har pensionsselskabet Velliv centraliseret flere millioner dokumenter i et digitalt arkiv, som letter arbejdsgangen og giver store økonomiske besparelser.

Før i tiden havde pensionsselskabet Velliv både fysiske og flere digitale arkiver placeret forskellige steder. De havde derfor et behov for at samle dokumentarkiverne det samme sted, og i starten af 2021 besluttede Velliv at indkøbe et nyt digitalt arkivsystem, som centraliserer alle selskabets digitale dokumenter. ECM-systemet OnBase med Nobly som leverandør og implementeringspartner blev udvalgt af Velliv blandt otte potentielle it-leverandører.

”Løsningen i OnBase understøtter vores behov bedst, fordi systemet har en række funktioner, som vi oplevede, er bedre end, hvad andre leverandører på markedet kan præsentere,” siger Peter Thomsen, afdelingsdirektør i Kundeservice hos Velliv.

De tidligere langsomme og ressourcetunge processer med manuel, print og scanning er nu blevet erstattet af det digitale arkiv i OnBase. Velliv sparer samtidig print af flere millioner stykker papir om året, som både er en økonomisk og ikke mindst miljømæssig gevinst ved overgangen til den nye digitale arkivløsning.

Én gang digitalt, altid digitalt

Siden implementeringen af OnBase har Velliv migreret 16 mio. dokumenter, og selskabet arbejder nu på at migrere yderligere 8,5 mio. dokumenter. Den digitale arkivløsning i OnBase betyder, at selskabets medarbejdere indenfor kort tid kun skal kigge ét sted, når de skal finde relevante kundeinformationer.

”Vores arbejdsgang er i høj grad blevet lettet i forhold til, hvad vi var vant til. Vi printer og scanner ikke længere dokumenter. Den strategi, vi følger, er én gang digitalt, altid digitalt. Det betyder, at alt vil kunne findes meget hurtigere, når vi er færdige med at migrere vores eksisterende arkiver,” siger Peter Thomsen.

Som pensionsselskab håndterer Velliv mange personfølsomme oplysninger om deres kunder, og OnBase er netop gearet til at håndtere GDPR. Velliv har samtidig et stort behov for at kunne styre, hvem der har adgang til forskellige dokumenter, og den funktion blev derfor konfigureret i OnBase.

”Det har været vigtigt for os, at vi kunne se potentialet i systemet på flere områder. Nobly kommer med et rigtig godt produkt i OnBase, fordi det er nemt at integrere og konfigurere,” siger Peter Thomsen.

Velliv har med OnBase fået et system, som opfylder selskabets eksisterende og fremtidige behov i deres samlede digitaliseringsstrategi, og ifølge Peter Thomsen kigger Velliv derfor allerede ind i andre områder, hvor OnBase med fordel kan anvendes.

29.03.2022

Nobly får ny visuel identitet

Nobly lancerer en ny visuel identitet, der blandt andet tegner en ny hjemmeside og et nyt logo.

I øjenhøjde med kunderne

Som et led i en længere vækstrejse, har man hos Nobly nu valgt at skifte visuel identitet til et mere moderne og nutidigt design med øget fokus på kunderne. Et større fokus på at tale ind i kundernes verdener viser, at Nobly har skiftet kurs, er blevet mere selvstændige og løsriver sig mere fra kun at snakke Hyland teknologi. Med mindre fokus på Hylands teknologiske løsninger, kan Nobly i stedet hurtigere nå ud til de industrier og brancher, som man ønsker at fokusere på – hvor de fleste føler sig hjemme.

“Grundlæggende handler vores nye hjemmeside og ændrede visuelle identitet om at tale i øjenhøjde med vores kunder. I stedet for at lægge vægten på en mere teknisk introduktion og gennemgang af Hylands platform og løsninger, ønsker vi at afspejle de udfordringer, som udvalgte industrier arbejder med. Kunderne skal finde inspiration og svar på deres udfordringer på vores hjemmeside.” fortæller Thomas Varen, salgsdirektør hos Nobly.

En ambitiøs vækstrejse

I de næste 3 år står Nobly over for en meget ambitiøs vækstrejse, hvor der i første omgang er stort fokus på tre specifikke industrier, som Nobly i øjeblikket primært samarbejder med.

”Langt det meste salg begynder lang tid før kunderne retter fysisk henvendelse til Nobly. Vi skal gøre os meget mere relevante før selve dialogen starter op. Det gør vi ved at åbne for tre universer – 3 industrivertikaler; Bank/Finans, Forsikring/Pension og Sundhed.” forklarer Thomas Varen.

Når man som kunde hos Nobly bevæger sig ind på Noblys hjemmeside, skal der hurtigt være mulighed for at dykke nærmere ned i de forskellige industrier. Her skal kunderne blandt andet kunne finde ideer og inspiration fra andre kunder, som fortæller om, hvordan en lignende eller en helt anden udfordring er blevet løst for dem.

”Vores kunder vil naturligvis kunne læse og se vores bud på branchens generelle situation, udfordringer og muligheder. Eksempelvis kæmper mange finansielle institutioner med at få strømlinet hele hvidvaskningsprocessen. Størrelsen og aktualiteten af den problemstilling gør, at Nobly skal have et bud på en teknologisk løsning af denne problemstilling, hvilket vi naturligvis så også har – det skal bare være let for vores kunder at finde den information og viden om, hvordan Nobly løser det.” fortæller Thomas Varan.

Noblys nye hjemmeside kommer til at være et vigtigt omdrejningspunkt for kunderne og en platform med mange nye tiltag – eksempelvis med mulighed for at tilgå forskellige events og webinar. Et fokus på at være relevant for branchen bliver kilden til opbygningen af Noblys fremtidige visioner og løsninger af de branchespecifikke problemstillinger.

For yderligere information, kontakt:

Thomas Varan, Salgsdirektør hos Nobly, 30 20 17 43

Nyt dokumenthåndteringssystem bringer Alka i front på kundeoplevelse og datasikkerhed

I maj 2018 trådte den nye persondataforordning i kraft, med skrappe krav til opbevaring og brug af personfølsomme oplysninger.

For Alka Forsikring blev det anledning til at kigge alle forretningsgange og processer igennem for blandt andet at sikre bedst mulig kontrol med håndteringen af personfølsomme oplysninger. Nobly tilbød Alka en løsning vedrørende alle dokumenter; En dokumentportal baseret på OnBase by Hyland. Mit Alka tilbyder i dag den enkelte kunde et sikkert overblik over engagement og sagskorrespondancer, og Alka er dermed godt rustet til fremtidens digitale kapløb.

”Trods løbende digitalisering havde vi for omkring to år siden stadig cirka 2 km hylder med fysiske skadessager. Vi havde et møde med Iron Mountain omkring en scanningsløsning med fysisk opbevaring af alle disse sager, og på mødet fik vi også hilst på deres samarbejdspartner Nobly. Forinden var den nye persondataforordning (GDPR) varslet, hvilket betød, at vi skulle have et helt nyt dokumenthåndteringssystem for at sikre kontrol med, at vi levede op til de nye regler, blandt andet i korrespondancen med vores kunder. Almindelig brevpost og eBoks er dyre alternativer, og giver efter vores erfaringer ikke den bedste kundeoplevelse. Vi valgte i stedet at arbejde med et centralt dokumentarkiv som grundlag for, at kunderne kan se det hele på Mit Alka,” fortæller Claus Heuck, Områdechef hos Alka Forsikring.

En intuitiv og fremtidssikker løsning

Alka har tradition for at ligge meget stærkt, når det gælder tilfredse kunder. Kundeoplevelse og god service prioriteres højt, og var også et vigtigt udgangspunkt for den løsning, som Alka ønskede. Omfanget var fra start afgrænset til en intuitiv dokumenthåndteringsløsning, som i første omgang omfattede TIA-dokumenter, altså korrespondance fra Alka til kunden om aktuelle forsikringssager.

”Vi havde to grundlæggende krav til løsningen: Det første var kravet om et centralt arkiv i Mit Alka, hvor kunden kan logge ind og se engagement og sagskorrespondance fra TIA. Det andet var kravet om central logning af dokumenter, som GDPR foreskriver. Efter en grundig tilbuds- og informationsproces samt efterfølgende analyse af leverandører, faldt valget på Nobly og OnBase,” fortæller Product Owner Jesper Kiel Sloth og fortsætter: ”På det tidspunkt havde vi kun omkring to måneder tilbage til at implementere løsningen, hvilket ærligt talt virkede uoverskueligt. Men Nobly tilbød en gennemafprøvet og fremtidssikker løsning, og kemien var god på møderne.”

“Nobly er et forholdsvist lille konsulenthus, men med store kunder i blandt andet regionerne, så vi havde tillid til, at de kunne løfte opgaven. De demonstrerede tidligt i processen, at de forstod vores behov og forretningsgange. Deres indgående kendskab til dokumenthåndtering i kombination med viljen til at arbejde fleksibelt i den agile form, vi selv opererer i, var det, der bragte os i mål til tiden.”

Omfanget voksede undervejs

Den indledende discovery-fase havde afgørende betydning for løsningen, fortæller projektleder hos Alka, Stine Kensø: ”Vi havde mange små og effektive arbejdsmøder rundt omkring i hele forretningen. Nobly var fysisk til stede og lærte alle hjørnerne i vores forretning at kende, og de formåede at stille en masse spørgsmål i forhold til vores arbejdsprocesser. I tidligere leverandørudvælgelsesprocesser har jeg oplevet at møde et stærkt og overbevisende team, for senere i processen at møde konsulenter, som ikke kommer i nærheden af dem, der solgte løsningen. Det oplevede vi bestemt ikke denne gang. Tidsplanen var presset, men vi følte os trygge ved at have valgt et fremtidssikkert system med mange workflow-muligheder.”

Jesper Kiel Sloth er enig: ”Noblys tilgang til OnBase har gennem hele forløbet været, at systemet kan løse vores behov. Cirka 14 dage inde i implementeringsprocessen måtte vi erkende, at vi var nødt til at inddrage arkivering af mailkorrespondance uden vedhæftede filer i løsningen. Det var ikke en del af den oprindelige aftale. Men en stor del af vores korrespondance med kunder foregår via mails uden vedhæftninger, så det gav bare mening at tage dem med også. Her viste Nobly sig at være super forandringsvillige, og de fik lavet en god løsning, hvor systemet automatisk spørger, om mails ud af huset skal sendes almindeligt eller direkte til Mit Alka. Vi fik reelt set løst en masse ekstra GDPR-relaterede opgaver sammen med det første, snævre omfang.”

Morten Have er forretningsudviklingsdirektør og partner hos Nobly og har været med i projektet fra start. Han har kun rosende ord om samarbejdet med Alka i en til tider hektisk proces: ”Alka har været ekstremt gode at samarbejde med. Inden for IT bliver tingene ofte besluttet på ledelsesniveau. Hos Alka var det omvendt. Her har brugerne drevet udviklingen, og har hurtigt reageret, når noget ikke fungerede i praksis. Det har været utroligt stærkt. Alka havde viljen til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed, og vi skulle ikke vente på mails eller møder for at komme videre. Vi havde en teknisk projektleder siddende fysisk hos Alka, hvilket har været afgørende for forløbet. Det har selvfølgelig også haft stor betydning, at Alka fra start valgte en voksen løsning, som indeholdt en bred pallette af OnBase-moduler, som var lette at brede ud. Det var blandt andet det, der gjorde det muligt at koble e-mail integration på, uden de store omkostninger,” slutter Morten Have.

Parate medarbejdere og tilfredse kunder

12 superbrugere fra forskellige afdelinger var de første, der blev uddannet i det nye dokumenthåndteringssystem. De fungerede som ambassadører ude i afdelingerne, hvor OnBase er blevet godt modtaget af brugerne.

”Systemet er meget intuitivt og let, og brugerne har stort set fra dag et kunne arbejde med det – selvom al begyndelse er svær, og der selvfølgelig var mange spørgsmål i starten. Brugerne har taget rigtig godt imod det nye dokumenthåndteringssystem og flere efterspørger allerede at få adgang til flere af funktionerne,” fortæller Stine Kensø.

Hos Alka er der bred enighed om, at OnBase har været en god platform for deres digitale rejse. Udefra bliver forsikringsselskabet også ofte rost for deres digitale løsninger, blandt andre af FinansWatch. Alka har gennem mange år været et af Danmarks hurtigst voksende forsikringsselskaber med nogle af markedets mest tilfredse kunder, samtidig med at Alkas indtjening har været på niveau med de bedste på markedet. En position, der i december 2017 førte til, at selskabet blev opkøbt af Tryg, men fortsætter som selvstændigt brand.

”Forsikring har jo pr. definition ry for at være kedeligt og uforståeligt. Derfor er det Alkas mål at gøre det enkelt og levere god kvalitet til lav pris. OnBase giver os nogle effektive processer og lave omkostninger, som gør, at vi netop kan tilbyde dette. Kunderne finder det helt naturligt, at de kan finde deres policer, betingelser og korrespondance i Mit Alka,” fortæller Jesper Kiel Sloth og konkluderer: ”Vi lever op til persondataforordningen, og vi viser relevante dokumenter til relevante kunder og medarbejdere. Vi glæder os allerede til næste fase med OnBase, hvor vi bliver endnu skarpere på digitale processer og workflows. Vi kan blandt andet se, at både økonomi, HR og hele erhvervsområdet kan få stor gavn af OnBase. Og vi har endnu til gode at høre Nobly sige: ’Det kan vi ikke’.”

OUH håndterer dokumenter elektronisk med OnBase

Ved hjælp af elektronisk dokumenthåndtering forbedrer Odense Universitetshospital (OUH) patientbehandlingen ved at mindske ventetiderne, øge medarbejdertilfredsheden med øjeblikkelig adgang til nødvendige dokumenter og reducere arbejdskrævende procedurer i forbindelse med overholdelse af krav om journalføring.

Odense Universitetshospital (OUH) er et af Danmarks største hospitaler med 7.500 medarbejdere og mere end 1.000 senge. Hospitalet behandler årligt 350.000 indlagte, 60.000 skadestuepatienter og 488.000 ambulante patienter. Der ydes således pleje 24 timer i døgnet syv dage om ugen. Med en journalopbevaring, der tidligere optog 7 kilometers fysisk plads, havde OUH brug for en løsning til elektronisk dokumenthåndtering, der kunne reducere den omkostningstunge opbevaring af papir og støtte elektroniske patientjournaler (EPJ).

Kravene fra OUH var derfor, at elektroniske patientjournaler og tilhørende dokumenter skulle kunne tilgås omgående og sikkert via internettet på alle tidspunkter af døgnet. Løsningen skulle overholde national lovgivning vedrørende opbevaring af journaler og patienters personlige oplysninger. OUH ønskede en løsning til elektronisk dokumenthåndtering, som ville muliggøre en nem integration med et hvilket som helst EPJ-system, der måtte blive nødvendig i fremtiden. 

Effektivisering og pladsbesparelse

Med øjeblikkelig adgang til ønskede dokumenter og reduktion af arbejdskrævende procedurer for overholdelse af krav til dokumentstyring er OUH i stand til at mindske patienternes ventetid og skabe plads til private besøgsområder på hospitalet i rum, der tidligere blev brugt til opbevaring af papir.

“Med OnBase er adgangen til dokumenter 64 gange hurtigere end med papirudgaven,” siger sektionsleder på OUH, Jette Kotsis, og uddyber: “Før OnBase tog det medarbejderne 7 minutter at hente de nødvendige dokumenter, men med OnBase hentes dokumenterne på 7 sekunder.”

Ved at fjerne opgaver, der tidligere krævede meget papir og dermed øgede forbruget af tid og økonomi i forbindelse med patientkontakten, for eksempel udfyldelse eller manuel indhentning af papirdokumenter, har OUH været i stand til at flytte mange sekretærer fra alle afdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger. Desuden er opbevaringsplads på hospitaler meget omkostningstung, og derfor havde afskaffelsen af 7 kilometers papirjournaler i sig selv en høj værdi.

Til forskel fra OUH’s tidligere dokumenthåndteringssystem, der havde klientsoftware til brug ved dokumentsøgning installeret på alle arbejdspladser, kan OnBase opdateres på serveren i stedet for på de mere end 2.000 it-arbejdspladser.

OnBase skaber værdi for flere afdelinger

I Odense valgte man som udgangspunkt OnBase på grund af systemets muligheder for webtilpasset dokumenthåndtering, men man har udvidet implementeringen til også at omfatte yderligere administrative behov og krav til journalhåndtering på hospitalet.

OnBase håndterer også andre forretningsprocesser hos OUH, som blandt andet omfatter et workflow, der har til formål at lette forhandlinger mellem fagforeninger og hospitalet. Derudover skal en plan håndtere bemanding og personalespørgsmål. Behovet for uddannelse af medarbejdere, der er involveret i OnBase-processerne, var samtidig minimalt på OUH. “Det er et meget brugervenligt system,” uddyber Jette Kotsis.

Digitalisering er det grønne valg

Implementeringen af OnBase og Cosmic (OUH’s EPJ-system) understøtter miljøvenlige, “grønne” tiltag, eftersom elektroniske dokumenter mindsker papirets bekostelige betydning i forbindelse med dokumentbaserede processer. Ressourcer og omkostninger forbundet med udskrivning, opbevaring, forsendelse og papirproduktion reduceres ved brug af elektroniske dokumenter.

Fremtidssikret løsning

I fremtiden er det sandsynligt, at der indsættes en fælles løsning i sundhedsvæsenet, der opfylder alle krav mellem samtlige EPJ-systemer i Skandinavien. Det kræver derfor, at alle hospitaler opbevarer deres dokumenter i elektronisk form. Med OUH’s løsning med Cosmic og OnBase er hospitalet med helt fremme med hensyn til at forberede sig på eventuelle kommende krav om nationale elektroniske patientjournaler (EPJ).

For at overholde den nuværende nationale lovgivning vedrørende opbevaring af elektroniske dokumenter bruger OUH OnBase CD Authoring til oprettelse af en journal til genskabelse af data ved nedbrud af it-system direkte fra OnBase-systemet.

Sundhedspersonale fra hele Europa kommer jævnligt til Odense for at se de fremsynede processer på OUH, og mange bruger hospitalets succesfulde metoder som model for ideer til fremtidig implementering med det formål at strømline processer og forbedre patientplejen ved hjælp af en langsigtet EPJ.

Jette Kostis understreger, at “alle hospitaler burde have et system som OnBase.” 

Fordele ved elektronisk dokumenthåndtering med OnBase

  • Behandling af flere patienter uden at det kræver ekstra personale eller ressourcer.
  • Bedre udnyttelse af begrænset og dyr hospitalsplads. Den plads, der før blev brugt til opbevaring, bliver omdannet til ekstra stuer med uforstyrret patientpleje.
  • Autoriseret sundhedspersonale kan søge i nødvendige dokumenter i forbindelse med patientens elektroniske journal 64 gange hurtigere end ved papirprocesser.
  • Medarbejdere kan få adgang til oplysninger direkte fra Cosmic på blot 7 sekunder, hvilket til sammenligning tog mere end 7 minutter før implementeringen af OnBase.
  • Fjernelse af papirkrævende søgninger og arkivering, der øgede tidsforbruget og omkostningerne i forbindelse med patientkontakten, som samtidig giver mulighed for flytning af sekretærer fra alle afdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger.
  • Reducerer omkostninger og støtter miljøinitiativer ved at minimere den papirproduktion, udskrivning, opbevaring og forsendelse, der er forbundet med papirkrævende, dokumentbaserede processer.
  • Overholder nationale krav om opbevaring af dokumenter med krav om, at hospitaler gemmer journaler i 15 år.
  • Ruster organisationen til at overholde kommende nationale krav vedrørende EPJ.

Visma øger sikkerheden og minimerer behandlingstiden med OnBase

Som udbyder af online faktura- og inkassoservice modtager Visma Collectors AS hver dag store mængder fysisk brevpost, som indeholder personfølsomme data. Det stiller store krav til den tidskrævende håndtering af dokumenterne. Implementeringen af OnBase har reduceret håndteringstiden pr. brev med 70% og har digitaliseret arkiveringsprocessen 100%.

Norske Visma Collectors AS leverer faktura- og inkassoservice til private og offentlige virksomheder. Det betyder, at der dagligt modtages store mængder personfølsom brevpost fra kunder, myndigheder, debitorer og kreditorer. Tidligere blev der brugt 4-5 årsværk på håndtering af den indkomne post, som lovmæssigt skal besvares indenfor 2 dage efter modtagelsen. Det kunne være en udfordring at overholde denne tidsfrist, ligesom post kunne bortkomme eller risikere at ligge frit fremme hos den enkelte sagsbehandler. På den baggrund besluttede ledelsen at effektivisere og digitalisere håndteringen af den indkomne post.

”Vi ønskede at outsource processen til en ekstern samarbejdspartner, som skulle sørge for, at sikkerhed, effektivitet og punktlighed var helt i top. Vi kontaktede Iron Mountain, som i samarbejde med Nobly præsenterede os for ECM-løsningen OnBase. Det var fra start den perfekte løsning – et rigtigt godt match”, fortæller Thomas Skjørten, Head of Business Development hos Visma Collectors AS.

En effektiv og sikker løsning

På baggrund af en grundig analyse af de interne forretningsgange leverede Nobly en skræddersyet løsning, hvor Iron Mountain står for indscanning af brevposten direkte til OnBase. I det enkelte brev identificeres informationer som fx reference-, sags- og personnummer automatisk, og brevet kategoriseres og arkiveres korrekt i systemet.

På den måde er håndteringstiden blevet reduceret fra 4-5 årsværk til cirka 2 årsværk hos Visma.

”Løsningen har reduceret håndteringen af fysisk post med 100%, og nedbragt behandlingstiden på de enkelte dokumenter med i gennemsnit 70%. Det er økonomisk set en stor gevinst for os. Alle sagsbehandlerne kan nemt finde dokumenter frem, da alt er logisk kategoriseret og arkiveret i OnBase. Tidligere kunne vi godt opleve, at vi ikke reagerede rettidigt på et dokument, fordi det ikke var blevet registreret i vores system. Nu kan vi til fulde overholde alle vores interne retningslinjer og lovkrav, da ingen post bliver væk i dette system. Det er desuden en stor gevinst for os, at OnBase er GDPR-godkendt. Vi har ikke længere brevpost liggende rundt omkring hos de enkelte sagsbehandlere, da alt fysisk post bliver destrueret efter indscanning og arkivering i OnBase. Her bliver dokumenterne også automatisk slettet, når sagen er færdigbehandlet. Det har traditionelt set været en kæmpe udfordring, som nu er løst,” fortæller Thomas Skjørten.

Nemt at tilpasse

Når flere vitale it-systemer i en organisation skal snakke sammen, er det typisk en dyr og tidskrævende proces, som kan ende med at give rigide løsninger. En af de helt store fordele ved OnBase er, at det ikke påvirker core-systemet, men let kan integreres og skræddersyes til den enkelte virksomheds behov. Nobly har som it-leverandør stået for tilpasningen til de aktuelle forretningsgange samt oplæring af udvalgte medarbejdere, som har været drivende i processen.

”OnBase har været let at tilpasse til vores eksisterende systemer. Vi bruger fx Actic inkassosystemet, hvor vi tidligere skulle bruge 4-5 klik på at sende et dokument videre til juridisk behandling. Nobly udviklede en ”hurtigknap” i OnBase, som videresender via 1 klik. Generelt er det min oplevelse, at OnBase er en meget konfigurerbar løsning, hvor det er nemt at tilføje knapper. Det sparer os for meget programmeringstid,” fastslår Thomas Skjørten. 

Fase 1, som omfattede digitalisering af den indgående post, er nu så godt forankret i organisationen, at Visma Collectors nu er begyndt at kigge fremad mod næste fase:

”Alle vores medarbejdere har taget vældigt godt imod OnBase, som er blevet en naturlig del af hverdagen. Det er medarbejderne, som er drivende i processen, og de er glade for at kunne arbejde mere effektivt med sagerne. Medarbejderne er vores vigtigste ambassadører for vores services, og de glæder sig til at komme i gang med fase 2, som omfatter den udgående kommunikation. Alle de dokumenter, som vi producerer internt og sender ud, skal på sigt også lagres i OnBase for at give det optimale work flow. Fx skal kunderne kunne underskrive dokumenter digitalt, når de har modtaget en advisering om, at de ligger klar online. Det skal igen være med til at sikre, at personfølsomme data og sagshistorik behandles korrekt, og automatisk slettes, når lånet er færdigbetalt og sagen afsluttet. Det er min forventning, at denne integration vil effektivisere behandlingstiden med yderligere 20%,” anslår Thomas Skjørten.

BMW Group Financial Services forbedrer arbejdsgange og effektivitet i forbindelse med kontraktprocesser

I bilindustrien har bilforhandlere og kunder behov for hurtig adgang til finansiering. Finansielle långivere skal gøre processen for kontraktindgåelse så hurtig som muligt og finansieringen let tilgængelig for at kunne opretholde livslange relationer til forretningspartnere og frigøre arbejdskapital.

BMW Group Financial Services havde brug for en høj grad af koordinering og strømlinede arbejdsgange for effektivt at kunne understøtte bilsalget i mere end 50 lande ved at fremskynde behandlingstiden for kontraktansøgninger. Derfor valgte man OnBase® fra Hyland.

“Vi erkendte, at det, at vi arbejder på tværs af mange forskellige lande og med tre separate forretningslinjer, BMW Group Financial Services, Alphera Financial Services og Alphabet, gjorde, at en forbedring af arbejdsgangene krævede en større grad af automatisering af processen for kontraktindgåelse,” udtaler Stefan Karlsson, BMW manager of Business Development, Nordics.

I 2009 godkendte hovedkontoret hos BMW Group Financial Services et budget for Enterprise Content Management (ECM) med to vigtige betingelser: løsningen skulle være på én database, og der skulle være en fælles leverandør på alle markeder for at minimere implementeringstiden og lette samarbejdet på tværs af landene.

“Vi underskrev en kontrakt med Hyland på OnBase i 2010, og der blev iværksat en struktureret implementeringsplan,” siger Bert van den Berg, Process & Quality manager, BMW Group Financial Services. I perioden maj til oktober 2011 blev ECM-løsningen installeret i fem lande: Holland, Danmark, Belgien, Sverige og Norge.” 

Forskellen:

Eliminerer papir- og manuelt arbejde: 

BMW Group Financial Services bruger ikke længere tid på manuelt at håndtere kontrakter eller bilag. “Når vi arbejder med OnBase, kan alle papirdokumenter indskannes automatisk og sendes til den rette afdeling via en sikker filoverførselsprotokol (FTP),” siger van den Berg.

Fremskynder processen for kontraktindgåelse:

“Tidligere kunne det tage helt op til 10 dage at behandle en færdig kontraktpakke og endnu længere for ufuldstændige pakker,” siger van den Berg. “OnBase-løsningen reducerede behandlingstiden fra dag ét. I juli var behandlingstiden for kontrakter reduceret til 5 dage og i august til 3 dage. I september var den helt nede på godt 2 ½ dage. Færdige, ufuldstændige og ukorrekte kontraktpakker behandles nu hurtigere og mere effektivt.”

Giver automatisk besked om mangelfulde ansøgninger: 

OnBase markerer mangelfulde ansøgninger og sender en mail til forhandlerne, hvori de informeres om ukorrekte eller manglende data. Dette giver en mere proaktiv arbejdsgang og gør det nemmere og hurtigere for forhandlerne at tage affære. “Vi er gået fra en reaktiv til en proaktiv løsning,” siger van den Berg.

Giver mulighed for løbende forbedringer i hele virksomheden:

“Næste skridt for BMW Group Financial Services er fortsat at øge dækningen med OnBase ved at integrere systemet med andre forretningssystemer og øge udnyttelsen af rapporteringstjenesten,” siger Lars Karlsson.

28.10.2021

Nobly er Danmarks stærkeste ECM/ESDH leverandør

Devoteam management consulting udkommer hvert år med deres  ESDH/ECM rapport. I 2021 Bliver Nobly og platformen OnBase i en samlet vurdering rangeret på en 1. plads.

For ottende gang har Devoteam beskrevet state-of-the-art inden for ESDH/ECM i en rapport, som indeholder Devoteams vurdering af de relevante systemer på markedet. Igen i år er Nobly og platformen OnBase i en samlet vurdering rangeret på en 1. plads.

Devoteam skriver blandt andet:
“OnBase/Hyland er stor international spiller, som på det danske marked er repræsenteret af partneren Nobly – en mindre virksomhed med store ambitioner om fortsat vækst. Nobly har begrænsede, men solide referencer. Systemet er modent og omfattende og anvendes typisk af compliance- og procestunge virksomheder inden for regulerede brancher.”

Nedenfor ses Nobly’s placering samt områderne
Rapporten tager udgangspunkt i 9 områder hvor hver løsning og leverandør vurderes.

Brugergrænseflade 9,3 ud af 10
Content Management 8,4 ud af 10
Datastruktur og metadata 10 ud af 10
Integration og dataudveksling 9,1 ud af 10
Microsoft 365 10 ud af 10
Proceunderstøttelse 9,3 ud af 10
Rapportering 10 ud af 10
Sikkerhed og compliance 10 ud af 10
Søgning og navigation 10 ud af 10

Ud af 10 opnår Nobly et gennemsnit på 9,4
Vi er ekstremt stolte over, at Nobly endnu engang er blevet kåret samlet set, som den stærkeste leverandør inden for informationshåndtering og af Devoteams udmærkelse i deres rapport!

Tag endelig kontakt til os, hvis du vil høre om, hvordan Nobly og OnBase kan gøre en forskel i din virksomhed.

Aktuelt

Bliv opdateret på det nyeste fra vores verden

Job hos Nobly

Se aktuelle stillingsopslag

01.09.2021

Nobly ansætter ny salgsdirektør

Thomas Varan er pr. 1 september ansat i Nobly som ny salgsdirektør og bliver dermed en del af et dedikeret og ambitiøst ledelsesteam.

Som en del af Noblys vækststrategi, ansættes ny salgsdirektør

Som en del af Noblys vækststrategi, skal Thomas blandt andet lede og udvikle salgsafdelingen samt sikre, at vi fortsat har det bedste salgsteam, der altid har up-to-date viden om Noblys løsninger, der skaber det bedste fundament i mødet med vores kunder.

”For mig er det rigtig vigtigt at komme tæt på kunderne og beslutningerne. Derfor glæder jeg mig til at blive en del af en forretning, hvor man kan gøre en forskel og netop mærke forskellen, fordi man her er tæt på beslutningerne, kunderne og løsningerne. Det giver mig energi, motivation og glæde i arbejdsdagen”

Thomas kommer med en baggrund som kandidat i Mangagement Accounting og mange års erfaring inden for komplekst softwaresalg. Han har tidligere arbejdet som både CEO, Business Development Manager og senest som Sales Executive hos NNIT.

Vi ser frem til samarbejdet med Thomas og til, hvordan han med sine mange års erfaring skal være med til at bidrage til Noblys spændende vækstrejse.

Aktuelt

Bliv opdateret på det nyeste fra vores verden

Job hos Nobly

Se aktuelle stillingsopslag