Sender din virksomhed mails med fortrolige eller personfølsomme oplysninger? Så skal du være ekstra opmærksom ved årsskiftet, når et nyt krav om kryptering af e-mails træder i kraft. OnBase kan være løsningen, når kravene skal overholdes.
Af Morten Have, foretningsudviklingsdirektør & partner hos Nobly
D. 9. august kunne man læse en klumme af Julie Gerdes i Børsen, hvor hun sætter fokus på det kommende krav om kryptering af e-mails, som træder i kraft ved årsskiftet. Klummen er skrevet på baggrund af en analyse foretaget af Dansk Erhverv (DE) blandt deres medlemmer. Her konkluderer DE, at en stor del af deres medlemsvirksomheder (det fremgår ikke hvor mange) endnu ikke har igangsat initiativer for at overholde persondataforordningen, som trådte i kraft i maj måned. Det er bekymrende læsning, da det kan få store økonomiske konsekvenser for den enkelte virksomhed.
På forespørgsel har Datatilsynet meldt ud, at de freder virksomhederne frem mod nytår. Til gengæld slår Datatilsynet også fast, at man på den anden side af nytår kan risikere kontrolbesøg. Ingen ved, hvilke virksomheder der vil blive udtrukket i dette ”lotteri”. Ét er dog sikkert: Har virksomheden ikke styr på GDPR, vil den kunne imødese advarsler og mærkbare bøder helt op i millionklassen, alt efter hvor grelt det står til.
Første skridt er overblikket
Udfordringen for virksomheden er i første omgang at få kortlagt de interne processer i forhold til deling og udsendelse af følsomme og/eller fortrolige personoplysninger. Mange virksomheder har reelt ikke overblik over, hvilke følsomme data der sendes eller deles. Desuden kan der være usikkerhed i forhold til hvilke versioner af dokumenter indeholdende følsomme oplysninger, der er relevante i forhold til arkivering.
Digital arkivering, workflows samt ekstern kommunikation er derfor de allerførste områder som virksomheden skal kortlægge, hvis den forholdsvis korte tid skal udnyttes bedst. Her kan en tæt dialog med en branchekendt rådgiver være guld værd. Og når kortlægningen er på plads, er en informationsplatform som fx OnBase by Hyland et rigtigt stærkt kort at have på hånden, hvis den gode nattesøvn skal sikres.
OnBase – En sikker platform
Med en gennemtænkt implementering af en såkaldt Enterprise Content management løsning som OnBase, kan virksomheden få et fuldstændigt overblik over workflows og GDPR compliance. OnBase sikrer kryptering af mails når det er påkrævet, samt at evt. digital arkivering af dokumenter overholder GDPR-kravene. OnBase kan skræddersys til virksomhedens eksisterende arbejdsgange og IT-systemer, så det er nemt for brugerne og organisationen at komme i gang med. Midt i en til tider hektisk GDPR-tid er det jo ikke alt, der nødvendigvis skal revolutioneres på én gang. Ofte er det dog vores erfaring, at ændringer i arbejdsrutiner kan højne produktiviteten og arbejdsglæden betragteligt.
Nobly har som konsulenthus haft fornøjelsen af at hjælpe flere store kunder med GDPR relaterede opgaver. Vores vigtigste rolle er hver gang at skabe sikkerhed, værdi og overblik for brugerne.
Er du usikker på, om I har helt styr på GDPR og kryptering i din virksomhed, er du altid velkommen til at kontakte os, og høre mere om hvordan vi kan hjælpe din virksomhed i mål med GDPR.
